Connecte ta boîte, les tutos : Le coffre-fort numérique

[PARTENARIAT] Sanaa, experte de l'émission "Connecte ta boîte", nous explique ce qu'est le coffre-fort numérique,

Vous êtes chef d’entreprise et vous êtes dépassé par les problématiques RGPD, qui représentent de nouvelles obligations en terme de traitement des données personnelles et de sécurité.

Le coffre-fort numérique est l’une des solutions adaptées pour vous et sans doute la plus simple à mettre en place. S’il n’est pas obligatoire, le coffre-fort est un espace d’échange et de transmission de données stratégiques et confidentielles de votre entreprise (bulletins de paie, documents administratifs, données sociales, contrats,…). Il est notamment utilisé lors du processus de transmission des bulletins de paie aux collaborateurs, et cela de manière sécurisée.

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COMMENT LE METTRE EN PLACE

La mise en place est simple, il suffit de le demander à votre gestionnaire de paie. Il pourra y déposer les Bulletins de paie de tous vos salariés sous format électronique.

Les collaborateurs sont informés par mail du dépôt de bulletin dans leur coffre-fort personnel.

Le COFFRE-FORT NUMÉRIQUE peut envoyer et recevoir des documents. Toutefois, le propriétaire en est l’unique détenteur.

Il vous permet d’archiver vos documents tout en conservant leur valeur juridique et leur intégrité dans le temps.

Attention, même si c’est automatique, il vaut mieux s’assurer que le nom sur le Bulletin de paie corresponde bien au nom destinataire. Il faut donc vérifier la pièce jointe avant d’envoyer.

LES AVANTAGES

Le coffre-fort numérique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la traçabilité la disponibilité mais aussi la confidentialité de vos données.

Les avantages sont nombreux.

1. Il Permet d’être en conformité avec les obligations légales en matière de gestion de données personnelles, le fameux RGPD,

2. Il permet de réduire le coût lié au traitement du papier

3. Il offre un gain de temps pour le traitement administratif

4. C’est un service accessible en ligne également via smartphone

5. C’est une solution écologique qui permet d’utiliser moins de papier.

A noter : Il faut absolument choisir une option labelisée. Et n’oubliez pas que cette démarche ne peut se faire sans le consentement des collaborateurs.

Ce contenu a été réalisé en partenariat avec France Num et le .fr. La rédaction de BFMTV n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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