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Comment gagner du temps en gérant ses prises de rendez-vous sur internet ?

[PARTENARIAT] Dans le 4e tuto – Connecte Ta Boite, Catherine TITI, experte en transformation numérique de l’émission, nous explique « Comment gagner du temps en gérant ses prises de rendez-vous sur internet ? »

Vous êtes le patron d'une activité en lien direct avec le public, agent commercial, gérant d'un salon de coiffure, ou d’une boutique ? Vous exercez une activité d’indépendant ? La gestion et le développement de votre entreprise impliquent de savoir optimiser votre temps.

En effet, outre une hausse conséquente de votre efficacité/productivité, une gestion du temps intelligente contribue à améliorer la relation avec vos clients. Et, de ce fait, fidéliser vos clients et augmenter votre chiffre d'affaires.

La première chose à faire, si vous optez pour un outil de réservation en ligne afin de gagner du temps : c’est de planifier vos créneaux disponibles.

Votre objectif en utilisant un outil de réservation en ligne est d’améliorer votre relation client et votre productivité. Proposez avec la prise de rendez-vous en ligne, des créneaux qui tiennent compte des délais à tenir, équilibrez l'agenda entre les rendez-vous et les tâches de fond stratégiques, intégrez les urgences.

Pour les activités d’indépendants, proposez des créneaux à des moments où vous n'êtes pas sur vos tâches de fond ; par exemple, tôt en matinée, après la pause déjeuner ou en toute fin de journée.

Pour les activités de vente : proposez des créneaux durant les heures creuses, où le passage en boutique ou les taux de « remplissage » sont plus faibles.

Une fois vos créneaux horaires planifiés, la première chose à faire c’est de les mettre en ligne sur votre site internet.

La réservation en ligne permet de répondre au besoin d’instantanéité exprimé par vos prospects et clients. Avec un outil de réservation en ligne, ces derniers peuvent en effet prendre rendez-vous 24H sur 24 et 7 jours sur 7, quel que soit l’endroit où ils se trouvent sans que vous soyez importuné.

Automatisez les rappels de rendez-vous : grâce aux e-mails et SMS de rappel, vous êtes sûr que vos clients n’oublieront pas leur rendez-vous, évitant ainsi les créneaux réservés et la perte de temps.

Important : utilisez des logiciels de prise de rendez-vous en ligne respectant le RGPD; cela vous assure le respect de la protection des données personnelles de votre clientèle.

Concentrez-vous sur votre cœur de métier

Maintenant que vous avez mis en ligne vos créneaux disponibles, vous allez pouvoir consacrer toute votre attention et votre énergie aux prestations que vous réalisez dans votre établissement sans l’interruption d’appels téléphoniques de personnes qui cherchent uniquement à savoir si vous accueillez le dimanche.

Grâce à ce système, vous pourrez débrancher le téléphone le soir et le samedi lorsque vous êtes débordés !

Enfin, grâce à un outil de réservation vous allez pouvoir mesurer la progression de votre productivité.

Avec les fonctionnalités de statistiques, vous avez la possibilité de suivre les performances de vos prises de rendez-vous en ligne et visualiser la progression du nombre de réservations et du chiffre d'affaires ou encore de connaître le taux de remplissage de votre établissement sur une période donnée.

Vous pouvez aussi identifier les collaborateurs qui sont les plus sollicités et pour quels types de prestations. Et, si les résultats observés ne correspondent pas à vos attentes, vous pouvez alors mettre en place des actions correctives.

Voilà, vous avez désormais toutes les informations pour gagner du temps grâce à un outil de réservation en ligne.

Ce contenu a été réalisé en partenariat avec France Num. La rédaction de BFMTV n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

En partenariat avec France Num