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Comment éviter l'enfer des mail non lus au retour de vacances

Avant de partir, mieux vaut paramétrer sa messagerie pour mieux anticiper le retour des vacances.

Avant de partir, mieux vaut paramétrer sa messagerie pour mieux anticiper le retour des vacances. - Paul Downey - CC - Flickr

Anticiper ses vacances c'est aussi s'occuper de sa messagerie électronique en son absence. Objectif? Ne pas être submergé au retour. Les quatre conseils d’une coach en gestion de l’information pour mieux vivre le retour au bureau… Et à la dure réalité des courriels.

Il suffit parfois d’un regard sur sa messagerie électronique professionnelle pour avoir le sentiment de perdre tout le bénéfice des vacances. Les centaines d'enveloppes fermées qui ne demandent qu'à être ouvertes apparaissent.

Leur nombre vous décourage d'y mettre de l'ordre avant même de vous y atteler. D'ailleurs on ne sait même pas par où commencer. Quatre bons conseils pour gérer ce potentiel stress. 

1- Identifier vos interlocuteurs clés

"Un tri régulier, au gré des changements de missions et un nouveau paramétrage de sa boite mail tous les deux, trois mois est nécessaire", recommande en tout cas Caroline Sauvajol-Rialland, professeure à Science Po, auteur de Infobésité, comprendre et maîtriser la déferlante d’informations (Editions Vuibert, 2013). 

Vous pouvez régler votre messagerie pour que les courriels de quelques personnes seulement – manager direct, chef de projet, client, etc. –apparaissent d’une couleur. Ainsi, à votre retour, vous les traiterez en priorité.

2- Se désabonner des newsletters inutiles

L'été, c'est l'heure du grand ménage. Le moment de faire le tri dans votre messagerie déjà quasi saturée et de vous désabonner de toutes les newsletter ou mailing list auxquels vous avez pu vous inscrire auparavant, qui ne vous intéressent plus vraiment. Cliquer sur le discret lien de fin de message vous évitera déjà quelques dizaines de mails à votre retour.

3- Préparer votre message d'absence

Il faut bien sûr anticiper avec un message d’absence qui renvoie éventuellement à un collègue en cas d’urgence. A moins que l’entreprise n’adopte une mesure radicale, à l’instar du constructeur allemand Daimler: après avoir averti l’expéditeur par retour automatique, le mail est tout simplement détruit.

4- S'en tenir à une règle collective

L’idéal est que bien en amont une réflexion collective dans l'entreprise aboutisse à une charte numérique. Un texte instaurant un équilibre entre vie pro et vie perso ou, au moins, à des règles implicites et communes dans l'entreprise soit amorcée.

Cela peut aller jusqu'à mettre en avant un droit à la déconnexion, comme c'est inscrit dans la loi Travail de Myriam El Khomri: il s'agit du droit à ne pas répondre à ses mails, appels et messages reçus en dehors des heures habituelles de travail.

Caroline Sauvajol-Rialland, coach et fondatrice de So Comment, cabinet conseil en gestion de l'information, souligne:

"Une charte numérique ou des règles données par la direction peuvent proposer des outils d’homogénéisation des pratiques pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, comme le fait d’écrire des objets précis pour aider à prioriser le traitement des mail et ainsi, faciliter le tri au retour."

Sinon, à vous de lire à travers les lignes l'urgence selon les objets et les expéditeurs...

Rozenn Le Saint