Simplifier la gestion des dépenses : un levier de performance pour les PME

Entre justificatifs égarés, validations lentes et saisies répétitives, la gestion des dépenses peut constituer un point de tension pour de nombreuses PME. Pour leur faciliter la vie, il existe des solutions modernes, à la fois automatisées et pensées pour leurs besoins. Non seulement elles permettent de simplifier les processus, mais aussi de gagner en visibilité sur les finances et de travailler plus efficacement au quotidien.

Jongler entre les justificatifs papier, les emails d’approbation, les tableurs Excel et les outils de comptabilité non connectés… Pour beaucoup de PME, la gestion des dépenses d’équipe occasionne une perte de temps, et peut être une source d’erreurs comme de stress. Pourtant, à l’heure où la productivité devient une nécessité, la digitalisation de ces processus s’impose comme une évidence.

Une étude menée par Forrester pour Qonto, la solution de gestion financière dédiée aux indépendants et aux PME, met en lumière l’impact très concret de cette transformation. En digitalisant la gestion de leurs dépenses, les entreprises interrogées ont pu gagner jusqu’à deux heures par semaine sur les tâches administratives. Elles ont également économisé 5 000 euros par an en moyenne grâce à la réduction des erreurs, tout en réalisant un retour sur investissement de 267 % en trois ans. Des résultats qui dépassent largement le seul gain de confort.

Moins de tâches manuelles, plus de valeur ajoutée

Les bénéfices de la digitalisation ne se limitent pas à une interface plus agréable, ni à l’automatisation des justificatifs. Ils modifient en profondeur la façon dont les équipes financières travaillent. Que ce soit pour la collecte automatique des reçus, la catégorisation intelligente des dépenses, ou encore la synchronisation comptable, les tâches à faible valeur ajoutée sont éliminées, laissant place à un rôle plus analytique et stratégique.

« Avant d’utiliser Qonto, une simple erreur de saisie - même d’un centime - pouvait engendrer une perte de temps considérable », explique un responsable du contrôle de gestion dans le secteur de la production cinématographique. « Il fallait retrouver et corriger les écarts, ce qui représentait un vrai frein au quotidien. C’était notre principale difficulté. » La simplicité opérationnelle de Qonto libère du temps et réduit le risque d’erreur, deux atouts précieux dans un contexte où les équipes sont souvent limitées.

Mieux piloter grâce à la visibilité en temps réel

L’autre changement majeur permis par la digitalisation, c’est la visibilité instantanée sur les flux de dépenses. Là où les systèmes classiques imposent des délais de traitement, Qonto permet de suivre les mouvements de fonds en temps réel, et ce par utilisateur, par carte, ou par équipe. Une fonctionnalité qui transforme la gestion budgétaire et permet d’agir plus rapidement en cas d’anomalie ou de dépassement.

Cette visibilité est d’autant plus précieuse que la plupart des PME fonctionnent avec des marges resserrées et doivent anticiper chaque sortie de trésorerie. Qonto leur donne les outils pour reprendre le contrôle, sans alourdir les processus.

Une solution pensée pour les PME

Si les grandes entreprises disposent généralement d’un logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) et de solutions complexes, les PME ont besoin d’un outil complet mais simple, moderne mais accessible. C’est précisément ce que propose Qonto, avec une application mobile qui embarque toutes les fonctionnalités, un support client 24 h/24 et 7 j/7, et plus de 80 intégrations comptables.

Contrairement aux banques traditionnelles, Qonto ne se limite pas à un compte professionnel : la plateforme combine gestion des dépenses, cartes d’entreprise, automatisation comptable et contrôle budgétaire dans une solution unique. Cette approche tout-en-un évite la fragmentation logicielle et permet une adoption rapide, y compris pour les utilisateurs non experts.

À l’heure où les attentes évoluent et où les outils bancaires classiques montrent leurs limites, s’appuyer sur une néobanque comme Qonto permet de franchir un cap. Plus qu’un changement d’outil, c’est une nouvelle façon de piloter les finances d’une PME, avec une réactivité accrue, une charge mentale réduite et un gain net de performance. La digitalisation de la gestion des dépenses ne doit plus être perçue comme une dépense, mais comme un investissement stratégique. Un choix accessible à toutes les PME.

La rédaction de BFM Business n'a pas participé à la réalisation de ce contenu en partenariat avec Qonto.

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