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« La gestion électronique des documents est un levier de compétitivité »

[CONTENU PARTENAIRE] Alors que de nombreuses entreprises ont entamé leur transformation digitale, la gestion électronique des documents (GED) s’impose comme un élément incontournable de cette transformation. Le point avec Denis Blampoix, Chief Operating Officer au sein de la société systhen.

Les entreprises sont-elles demandeuses de solutions de gestion électronique des documents ?

La crise Covid a accéléré la transformation numérique des entreprises avec, notamment, des habitudes de travail beaucoup plus hybrides et nomades qui représentent aujourd’hui de nouveaux défis. Désormais, il y a un véritable besoin en matière de gestion des documents électroniques. Là où, auparavant, il fallait classer des documents papiers, il faut aujourd’hui classer des fichiers numériques et les rendre accessibles à distance. De plus et au-delà des évolutions des façons de collaborer, c’est aussi tout le flux entrant d’information qui doit respecter un cadre légal qui n’a cessé d’évoluer ces dernières années : la signature électronique, la réforme RGPD, la facture électronique en 2024, etc. Les équipes systhen aident les organisations à se préparer et être plus armées en donnant des leviers d’actions pour s’adapter et se structurer afin d’enclencher leur transformation digitale.

La GED peut-elle servir de levier de compétitivité ?

Effectivement, la GED peut être un réel levier de compétitivité pour les entreprises, visible sous deux aspects : le premier est lié à la fluidification de la gestion documentaire. Grâce à la Gestion Électronique des Documents, chaque document est accessible par tous les utilisateurs autorisés, où qu’ils se trouvent. L’accès à ces fichiers uniques évite ainsi les doublons et les échanges de mails incessants qui peuvent être source de confusion et de perte de temps. Le second est lié au fait que fluidifier la gestion documentaire améliore la collaboration et le partage de l’information (emails, factures, bons de commande) au sein des équipes. Elles sont ainsi plus efficaces et évitent les tâches chronophages pour se concentrer sur des actions à valeur ajoutée. Optimiser le cycle documentaire c’est aussi optimiser les coûts avec, par exemple, la réduction de 70% des coûts de traitement pour une facture en format électronique.

Au-delà de la GED, il faut avoir une vue d'ensemble du cycle de vie documentaire au sein de son entreprise, de la capture jusqu'à l'archivage des documents. C'est cette vision que nous portons avec systhen. Nous sommes en capacité d'automatiser et simplifier l'ensemble des processus documentaires des organisations. Et ce afin d'optimiser les performances globales et surtout de s'adapter au cadre légal !

La question de la collaboration et du partage de l’information se heurte encore à l’existence de silos dans les entreprises…

Effectivement, il existe dans toutes les organisations un trop grand nombre de silos qui sont un frein au partage de l’information de manière transverse. Aujourd’hui il n’existe pas d’outils naturels de gestion de la donnée. Chaque entreprise possède un serveur qui au fil des années devient difficile à gérer, les informations existent en doublon puis les fichiers sont transmis par email. La multiplication des supports est un réel risque pour l’entreprise et peut-être un danger pour la sécurité de la donnée et de sa bonne sauvegarde. Il est donc essentiel de pouvoir la diffuser de manière structurée et de la sécuriser sur une GED. Par ailleurs, nos équipes n’ont pas vocation à réorganiser toute l’organisation interne d’une structure en intégrant nos solutions de GED mais s’adaptent à chaque cas de figure pour une mise en place simple et accessible pour tous.

Comment coller au plus près des réels besoins des entreprises utilisatrices ?

systhen est distributeur à valeur ajoutée et intégrateur de solutions. Nous travaillons avec les leaders du marché depuis 25 ans pour chacune de nos solutions : des scanners de documents à la GED, en passant par la Facturation Électronique. Nous mettons tout en place pour s’assurer de la satisfaction de nos clients et de la bonne compréhension des besoins grâce à un accompagnement sur-mesure. Au-delà du ROI, même s’il est primordial, notre mission est d’apporter une mise en place et une utilisation optimale de chaque solution avec des formations et un suivi personnalisé de l’Audit jusqu’au déploiement. Nous avons mis au point une méthode fondée sur la proximité avec nos clients, l’une de nos valeurs essentielles. Nous comprenons les défis qui se posent, leur mode d’organisation, les process employés afin de les améliorer. Aujourd’hui, systhen couvre l’ensemble du territoire français grâce à des commerciaux et experts en région, des chefs projet formés par nos partenaires éditeurs et un suivi SAV, maintenance et hotline.

Les entreprises doivent aujourd’hui se montrer très proactives en matière de RSE. Comment cela s’exprime-t-il dans votre domaine ?

Nous savons d’expérience que la gestion des flux de documents, si elle n’est pas bien organisée, est source d’erreur et mobilise inutilement les équipes. La transformation digitale non-maîtrisée entraîne ainsi fatalement la création d’une pollution numérique et beaucoup de sociétés la subissent. Aujourd’hui, nous avons une solution, reconnue sur le marché, qui aide à la mise en conformité RGPD et permet l’élimination des fichiers en doublons et autres fichiers obsolètes qui occupent beaucoup de place dans les serveurs des entreprises. D’ailleurs, l’histoire récente nous a démontré le coût et l’énergie engendrés par des datacenters et des serveurs pollués de données qui ne sont plus essentielles à l’entreprise.Il est ainsi de la responsabilité d’acteurs comme systhen de limiter cette pollution numérique et d’apporter des solutions aux entreprises pour diminuer leur empreinte carbone.

Ce contenu a été réalisé avec SCRIBEO. La rédaction de BFMBUSINESS n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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