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Pourquoi migrer sa messagerie dans le cloud est à la mode

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Une entreprise peut légitimement espérer réduire ses coûts de messagerie de 30 à 50% et gagner en flexibilité grâce à l’externalisation de son hébergement.

Demandez à un professionnel du cloud quelle est la fonction la plus facile à externaliser, il y a fort à parier qu’il répondra la messagerie électronique. Cette dernière figure en effet parmi les applications qui migrent le plus vers le cloud. C’est simple : quasiment tout le monde s’y met ! "Pendant longtemps, la messagerie était considérée comme critique. A présent, beaucoup ont décidé d’externaliser, ils estiment que le contenu des e-mails ne nécessite pas de confidentialité absolue", confirme Eric Sansonny, directeur général du prestataire Aruba, avant d’ajouter: "certaines messagerie sont longues à optimiser et souvent le jeu n’en vaut pas la chandelle. D’autant que le mail est devenu une application totalement banalisée, les acteurs et les technologies sont matures, les entreprises ne prennent donc pas beaucoup de risque". Le choix se porte donc généralement sur un hébergement en mode Saas (software-as-a-service).

Des économies ponctuelles et récurrentes

Pourquoi un tel engouement ? Le premier argument porte sur les économies réalisées qu'elles soient ponctuelles et/ou récurrentes. "Les entreprises diminuent de 30 à 50% leur budget dédié à la messagerie professionnelle. Dans certains cas, cela peut même atteindre les 80%", assure Eric Sansonny. La société Yamaha Amériques a ainsi migré chez Amazon Web Services, abandonnant 200 serveurs informatiques. Ce qui lui a permis d’économiser 500 000 dollars en un an.

Pour les entreprises qui font ce choix, le calcul est assez simple: une messagerie internalisée représente des dépenses engagées sur du long terme, sans vraiment de souplesse bien que le nombre d’employés puisse être amené à évoluer. Parmi ces dépenses figurent l’achat et l’entretien des serveurs (20 000 euros d’équipement pour une messagerie basique dans une entreprise de 3 000 salariés par exemple), les contrats de maintenance, l’achat de logiciels de messagerie spécifiques aux métiers, ainsi qu’un coût humain pour l'installation et la formation. Il faut en outre prévoir l’emploi de personnel qualifié pour superviser, mettre à jour, et faire évoluer les plates-formes en fonction des usages.

En revanche, dans le cas d’une messagerie hébergée à distance, l’entreprise n’a plus à consentir d’investissement matériel ni à supporter de coûts de maintenance. Et ce CAPEX qui n’est pas à engager d’emblée, a un impact en termes de trésorerie. D’autant plus si l’entreprise est une start-up en plein démarrage. L’abonné peut aussi bénéficier -c'est en général prévu dans le contrat- de l’assurance de l’intervention d’un professionnel en cas de dysfonctionnement, cela sans surcoût, y compris si le dommage survient en pleine nuit ou le week-end. Un service que proposent la grande majorité des prestataires français comme Cloudwatt ou Numergy.

Ajuster son infrastructure informatique en temps réel

Au-delà du coût, la flexibilité – essence même du cloud computing – est appréciable dans le cas où les effectifs sont amenés à varier en quelques mois. "Si la société voit son effectif évoluer, les besoins immédiats ne sont plus les mêmes. Certains serveurs virtuels peuvent être rapidement supprimés dans le cas d’un stockage à distance, chose impossible lorsque l’hébergement est assuré en interne", explique Eric Sansonny.

Un rappel tout de même : cette externalisation n’est pas conseillée dans le cas où la criticité de la confidentialité des échanges est élevée. Ce qui explique que des industries comme celles liées à la Défense s’y refusent catégoriquement.

Adeline Raynal