Retail et Distribution : quand une gestion des effectifs efficiente impacte l’engagement et les performances

Aligner la stratégie de l’entreprise et l’efficacité opérationnelle reste un casse-tête pour nombre d’entreprises des secteurs du retail et de la distribution. Disposer des bons effectifs au bon moment avec la bonne compétence représente un défi de taille. La réponse ? Une solution digitale complète et moderne de gestion des effectifs et de l’administratif RH.

L’éditeur UKG a lancé UKG People Operations, une passerelle entre les équipes RH et opérationnelle. En fournissant un point d’accès unique aux solutions utilisées quotidiennement, cette suite innovante booste l’efficacité, la productivité, la conformité et l’expérience collaborateur. Le point avec Philippe Raynaud, DG France de UKG

UKG People Operations, de quoi s’agit-il ?

UKG développe des solutions qui simplifient et automatisent la gestion administrative RH, la gestion des temps et des absences (GTA) ainsi que la planification. Avec People Operations, les entreprises gèrent l’ensemble des processus du parcours collaborateur : accueil des nouvelles recrues, gestion des plannings, des demandes de congés ou d’absences imprévues, etc. C’est un point d'entrée unique aux fonctionnalités utilisées quotidiennement par les équipes RH, les managers et les collaborateurs. Cette approche innovante permet aux différentes parties prenantes de mieux communiquer et de mieux travailler. Notre solution couvre de l’onboarding à l'offboarding et s’adresse à toutes les tailles d'entreprise, quel que soit le secteur.

Quels sont les avantages de UKG People Operations pour le retail ?

D’après une étude réalisée par le Workforce Institute, 34 % des managers déclarent que gérer les demandes d'échange de shifts est l'un de leurs plus grands défis en matière de gestion des effectifs. Un de nos clients, un opérateur téléphonique britannique a réduit de 90 % le temps consacré par les managers à la planification des horaires. De plus, il a diminué les coûts liés aux heures supplémentaires. En effet, avec la planification, les heures sont mieux gérées, il n’est pas utile de solliciter plus de monde pour compenser les absences inévitables. C’est un outil d’aide à la décision qui offre plus de visibilité à court et long terme, il permet aux entreprises de prévoir les ressources nécessaires, notamment sur des périodes liées à la saisonnalité, aux périodes de soldes, ou encore au rush des fêtes de fin d’année.

Le retail est un secteur qui connaît un taux important de turn over. Avec nos solutions, nous pouvons raccourcir le processus d'onboarding, ce qui, dans un contexte de pénurie de talents et de grande démission, sécurise les recrutements. L'entreprise pourra engager et former beaucoup plus rapidement, et plus facilement sur le long terme, les personnes avec lesquelles elles souhaitent travailler.

Il est très important également pour ces organisations d’optimiser l’organisation du temps de travail, à savoir comment les tâches sont réparties et coordonnées pour atteindre les objectifs. L’outil permet d’assigner des tâches en fonction de déclencheurs : des changements au niveau des stocks, des tarifs, des points de vente ou des tableaux de bord d’indicateurs clés de performance (KPI). Gagner automatiquement de la visibilité sur ces tâches offre les moyens aux collaborateurs de réagir, avec une intervention minimale de la part de l’encadrement.

La flexibilité est un élément clé de votre solution

Du point de vue des entreprises, la flexibilité signifie avoir la bonne personne au bon endroit au bon moment, avec la bonne compétence. Pour les collaborateurs, cela fait plutôt référence à l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Grâce à la digitalisation et à l’intelligence artificielle, ces deux visions peuvent coexister. En effet, les collaborateurs peuvent avoir davantage de contrôle sur leur planning sans que cela ralentisse l’activité pour autant.

Par exemple, un manager prévoit d’avoir 10 collaborateurs en boutique pour la deuxième semaine des soldes, mais une des personnes planifiées doit s’absenter pour des raisons personnelles. Cette dernière pourra se rendre sur la plateforme, via l’application mobile, et informer de son indisponibilité. Les collaborateurs disponibles qui ont les mêmes compétences recevront une notification et pourront prendre le créneau vacant en toute conformité.

Tout le monde est gagnant, les membres de l'équipe ont de la flexibilité, dans le même temps le manager est rassuré, la mission, la productivité et le développement de l'organisation ne seront pas impactés, et les équipes RH ne seront pas sollicitées en urgence pour trouver un remplacement.

L’entreprise gagne de la flexibilité aussi bien à court terme, avec la gestion des tâches quotidiennes et des imprévus impondérables à leurs activités, qu’à long terme, avec une gestion de la planification soutenue par l’intelligence artificielle qui accélère la prise de décision.

En quoi cette solution est-elle complète ?

Tout simplement parce qu’elle est utilisée par les professionnels RH, les managers et les collaborateurs. Par exemple, la plateforme intègre différents services, dont une base de connaissances interne alimentée par les équipes RH. Un collaborateur qui a une question spécifique peut se rendre sur cette base de connaissances, lire l’article associé dans lequel il trouvera les éléments de réponse ainsi qu’un formulaire . Si cela est nécessaire, il peut envoyer des pièces justificatives directement à la bonne personne, qu’il s’agisse du gestionnaire RH ou de son manager.

L’automatisation réduit le temps dans les processus, mais c’est également une valeur importante pour le collaborateur, car en répondant rapidement à ses besoins elle lui permet de se consacrer aux choses importantes pour lui.

Comment fluidifier la relation entre les RH et les managers, permet d'améliorer l'expérience collaborateur globale ?

C’est une vision innovante dans le monde de la tech RH. Même si les rôles des RH et manager semblent distincts, il existe souvent des zones floues sur le qui fait quoi. Il n’est pas rare qu’un manager soit sollicité par un collaborateur sur des questions RH, ce qui participe à la confusion des rôles de chacun. Un collaborateur a besoin de régler un problème, peu importe qui répond à sa question. À travers notre solution, nous réduisons les irritants du quotidien, fluidifions la communication au sein de l'organisation et contribuons, par le biais de processus digitalisés, à améliorer l'expérience collaborateur et les performances de l’organisation.

Ce contenu a été réalisé en partenariat avec SCP. La rédaction de BFM Business n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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