BFM Business

Les 5 règles d'or des mails qui font mouche

Sur les dizaines de mails que vous envoyez chaque jour, comment être sûr que l'information passe et que vous allez obtenir une réponse ? Il faudrait écrire comme un enfant de CE2, selon une étude.

Inutile de prendre votre téléphone pour demander quoi que ce soit à un interlocuteur, même votre voisin de bureau. Il vous répondra : "tu peux me faire un mail". Rédiger des courriers électroniques est devenu la principale activité du travailleur de bureau grâce à sa grande souplesse d'utilisation : on peut faire des conversations à plusieurs, faire des copies cachées, transférer des informations… et cela permet aussi de garder une trace de ses échanges.

Un outil tellement efficace que 2 millions de mails sont envoyés par seconde dans le monde. Mais combien sont ouverts au final ? Un mail sur deux part à la poubelle sans jamais avoir été lu. Comment maximiser vos chances pour que le destinataire prenne connaissance de l'information envoyée? Boomerang, une société d'optimisation de messagerie, a analysé plus de 5 millions de mails pour savoir quels étaient les points communs des messages qui étaient lus. Elle en a tiré 5 règles d'or :

1- Faites court

 La longueur parfaite c'est entre 50 et 125 mots.Autrement dit, pas plus de 4 lignes car plus le mail est long plus vos chances diminuent qu'ils soient lus. Au-delà de 2.500 mots, vous n'avez plus que 35% de chances d'obtenir une réponse.

2- Écrivez comme un enfant de CE2

Vous croyez faire bien en soignant particulièrement le langage utilisé dans votre message. C'est du temps perdu. Les mails rédigés avec un niveau de langue digne d'un élève du supérieur obtiennent seulement 39% de réponses, ceux d'un lycéen 45% et ceux d'un élève de maternelle 46% En revanche, si vous vous mettez dans la peau d'un enfant de primaire le taux grimpe à 53%. Attention quand même au contexte, il ne s'agit pas d'infantiliser vos échanges, mais de privilégier les phrases courtes qui respectent la syntaxe et l'orthographe.

3- Ne posez pas plus trois questions

Là encore, c'est une question de simplicité. Il ne faut pas que le destinataire se sente surchargé par les informations et les questions qui vont lui demander un peu trop de temps pour rédiger une réponse.

4- N'oubliez pas de mettre un objet lisible

Autrement dit ne comportant pas plus de 4 mots Il faut éviter à tout prix les "Objet : RE : RE : RE : RE : RE " qui veulent dire qu'il y a une avalanche d'historique pour comprendre le mail. Les objets trop larges comme " informations ", " news " sont trop vagues et ne donnent pas envie de les lire

5- Mettez un peu d'émotions

Les e-mails légèrement positifs ou négatifs sont ceux qui ont le plus de chances. Mais ne soyez pas trop mielleux. Un ton légèrement chaleureux augmente le nombre de réponses de 15%. Au-delà, le taux de réponse recommence à faiblir. 

Au vu de ces conseils, quel est la meilleure formulation ?

"Salut, je pensais à toi tout à l’heure. Ça te dirait d’aller prendre un café ?"

"Salut, j’aimerais beaucoup qu’on se voie. Ça te dirait d'aller boire un café ?"

"Salut! Ce serait merveilleux de te voir! Ça te dirait de boire un café ? Je suis vraiment excité!"

Réponse : 2 . La 1ère proposition est trop distante, la 3ème légèrement inquiétante.

Laure Closier édité par C.C.