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Comment en finir avec les réunions qui font perdre trop de temps

Les réunions à répétitions où rien ne sort ont un coût.

Les réunions à répétitions où rien ne sort ont un coût. - Leeroy

La start-up Roti.express a mis au point un outil permettant aux managers de mieux organiser leurs réunions en demandant aux participants d'évaluer si le temps passé a été productif, et quels sont les points qu'ils pourraient améliorer. Une méthode redoutablement efficace.

Alors que les réunions sont censées être des moments décisifs de la vie d'entreprise, où l'on fait des points sur l'avancée des dossiers, où l'on échange entre services et décide d'actions à mener, elles sont au final trop souvent sources de frustrations. Les participants repartent chacun sans s'exprimer sur leurs attentes, avec le sentiment d'avoir perdu leur temps.

Roti.express permet de changer ces pratiques. Inspiré de la méthode Agile, ce service permet aux salariés de s'exprimer sur le "Roi", le Return of investissement (retour sur investissement) sur le temps passé en réunion. "Notre outil est une sorte de baromètre, où les salariés donnent une note sur cinq sur le degré de satisfaction au sortir de la réunion, s'ils jugent que cette rencontre a été productive", explique Antoine Durand, cofondateur de Roti.express.

Une seconde question leur est posée, portant sur les points qu'ils aimeraient voir changer. "Cela peut être de demander à avoir l'ordre du jour un peu plus en amont, de démarrer la réunion à l'heure prévue. Ils doivent être concis, puisqu'ils sont limités à 512 caractères. Ce sondage ne prend pas plus de 30 secondes", précise Antoine Durand.

L'animateur de la réunion a accès à une interface dédiée, où il peut consulter la note globale attribuée par les participants et une synthèse des commentaires. Sauf demande de la part de l'entreprise, les données ne sont pas anonymisées."Il est conseillé d'aller voir les personnes qui ont jugé que la réunion n'était pas satisfaisante pour en parler et discuter des actions à mettre en place", avance le cofondateur de Roti.express. La start-up peut également leur proposer un accompagnement pour mettre en place un plan destiné à rendre les réunions efficaces.

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La solution a déjà séduit plusieurs acteurs dans le domaine des assurances, du transport, de la construction. "Pour certaines entreprises atteintes de réunionite, le sujet est délicat à aborder, elles ne veulent pas que cela s'ébruite", confie l'entrepreneur. Mais elles sont tout à fait conscientes que ces réunions à répétitions où rien ne sort coûte cher. Tout d'abord à cause des salaires horaires des salariés inutilement mobilisés. Mais aussi sur le degré d'engagement des collaborateurs qui peuvent finir par être démotivés à force d'être trop sollicités dans les réunions au lieu d'être dans l'opérationnel.

Roti.express est accessible sur ordinateur, tablette ou encore smartphone. Il n'est pas nécessaire de télécharger une application. A l'issue de la réunion, les collaborateurs reçoivent un mail leur permettant d'accéder au sondage. Il existe une version gratuite permettant de recueillir les feedbacks de dix salariés. Une version premium à 16 euros par mois permet à un utilisateur de faire autant de sondages avec autant de réponses qu'il le souhaite. La version entreprise, à 290 euros par mois, permet à un nombre illimité d'utilisateurs d'organiser autant de sondages voulus.

Coralie Cathelinais