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Les clés pour faire de vos réunions des moments productifs

Tout le monde doit se sentir concerné et à l'aise lors d'une réunion.

Tout le monde doit se sentir concerné et à l'aise lors d'une réunion. - Rawpixel - CC

Les salariés traînent les pieds quand il s'agit d'aller en réunion. Ils estiment y perdre leur temps car rares sont les éléments concrets qui en ressortent. Voici quelques éléments de méthode pour rendre ces rassemblements efficaces.

C'est bien souvent un soupir qui accompagne la réception d'une invitation à participer à une réunion. Les salariés, et particulièrement les cadres qui peuvent y passer 7 heures par semaine, trouvent qu'il s'agit d'une perte de temps. Trop de bavardages, de propositions qui partent dans tous les sens ou qui génèrent des conflits, tandis qu'une partie de la salle s'ennuie ferme et a le nez collé à son smartphone… Au final, personne n'est capable de donner les points clés de cette réunion ni d'indiquer quelles propositions ont été retenues.

Éviter d'avoir une assemblée passive

Pourtant ces moments sont indispensables au bon fonctionnement d'une entreprise, à la condition de suivre une méthode qui les rendra productives. "Il faut poser les règles de fonctionnement pour que tout le monde se sente à l'aise et s'investisse", préconise Brigitte Mangote, spécialiste de l'intelligence collective et créatrice du cabinet Newma. La solution : répartir les rôles entre les participants. Ce partage des responsabilités permettant à chacun de se sentir concernés et d'éviter d'avoir une assemblée totalement passive. Car une réunion réussie a besoin d'un animateur, qui rappellera la finalité de la réunion, et fera circuler la parole entre les participants pour favoriser les échanges.

Il faut aussi nommer un "time keeper", une sorte de maître du temps qui sera garant que l'horaire est tenu. Pour cela, en amont les temps peuvent avoir été répartis en fonctions des points qui sont à l'ordre du jour. Autre fonction clé: celui qui établira le compte-rendu. "Il faut qu'il prenne ses notes au vu de tous, et valide auprès de ces collègues ce qui a été décidé sur chaque point à l'ordre du jour. A la fin de la réunion, le compte-rendu est déjà prêt", explique Brigitte Mangote.

Toutes les paroles ont de la valeur

Il peut aussi être utile de désigner un maître de la bienveillance. Si les échanges s'enflamment, que certains jugent le travail ou les idées des autres, il pourra demander à ce qu'un collaborateur reformule sa phrase. "Il est important d'installer la confiance, pour que chacun comprenne que toutes les paroles ont de la valeur", souligne Brigitte Mangote. 

D'autres astuces permettent aux salariés de s'investir: les faire travailler par petits groupes, ce qui permet aux plus effacés de s'exprimer sans crainte. Ou bien de demander aux participants de présenter les topos qui ont été préparés par d'autres. "Cela permet d'éviter les discours techniques, il est alors plus facile d'échanger ensuite", met en avant la coach.

Au final, toutes ces astuces ont pour but de décharger le manager, il n'est donc plus seul à porter le poids de la réunion, et de renforcer l'esprit collaboratif. "On construit ensemble, on partage, on échange, c'est la définition d'une réunion réussie", conclut Brigitte Mangote.

Coralie Cathelinais