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Un salarié abandonne en moyenne 212 euros de notes de frais par an

Le remboursement des notes de frais est un casse-tête. Résultat: un salarié sur trois préfère faire une croix dessus, selon une étude réalisée dans 9 pays. La perte, d'un total estimé de plus de 14 millions, s'élèverait à 212 euros par an et par salarié en France.

Vous étiez en déplacement pendant deux jours, vous avez mangé au restaurant, payé l'hôtel. Votre entreprise a l'obligation de vous rembourser vos frais, de manière forfaitaire ou sur présentation des notes de frais. Cela n'a rien à voir avec votre rémunération: ils ne peuvent pas être déduits de votre salaire.

Pourtant, si les montants avancés peuvent être importants, les cadres font fréquemment une croix dessus. Selon une étude réalisée par Ruigrok-Net Panel dans 9 pays pour la SSII Unit4, ce sont 14,5 milliards d'euros qui ne sont pas réclamés chaque année. Un tiers des cadres interrogés préfèrent ne pas demander systématiquement le remboursement. En France, 11% des salariés laissent souvent tomber leurs frais professionnels. Ces derniers font en moyenne une croix sur 212 euros par an.

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Mais si le montant paraît important, nos compatriotes sont en réalité parmi les plus pointilleux sur les remboursements. C'est aux États-Unis qu'on laisse les montants les plus importants: les salariés américains renoncent en moyenne à 347 euros par an. Les Canadiens laissent passer 266 euros en moyenne et les Allemands 292 euros. C'est aux Pays-Bas que la tendance à garder l'addition pour soi est la plus fréquente: 33% des salariés ne soumettent pas leurs notes de frais, mais les pertes sont plus modérées puisque chaque cadre perd en moyenne 172 euros par an.

Des procédures de remboursement trop complexes

Pourquoi perdre cet argent? La première raison invoquée par les salariés est le manque de temps pour s'y consacrer. Un salarié sur quatre renonce au remboursement pour cause de procédure décourageante ou trop longue. Les autres mettent en avant la perte de justificatifs, des montants trop faibles ou tout simplement l'oubli.

Cette situation influe sur le fonctionnement de l'entreprise. 42% des employés américains pensent que leur employeur profite de la situation et 35% des Français expliquent que le non remboursement des notes de frais les démotive pour l'ensemble de leur travail.

(1) Étude réalisée aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en Espagne, en France, aux Pays-Bas, en Allemagne, en Belgique et en Suède auprès de 2.000 cadres moyens et supérieurs qui engagent des frais.

Laure Closier édité par C.C.