Notes de frais : vers une digitalisation simplifiée et accessible

[CONTENU PARTENAIRE] La plateforme SAP Concur occupe la place de leader dans la gestion des notes de frais et déplacements professionnels. Plus de 60 millions d’utilisateurs et 48 000 entreprises dans le monde lui font confiance au quotidien. En 1999, elle faisait déjà partie des premiers acteurs à offrir une expérience plus fluide via le Cloud. Et malgré son rachat par le Groupe SAP, SAP Concur reste une solution agnostique et s’intègre à tous les ERP. Éléments d’explication avec Damien Palausi (Director, Solution Consulting) et Kahina Belmiloud (Director, Product Marketing).

Pouvez-vous présenter la solution SAP Concur en quelques mots ?

Damien Palausi : Notre logiciel de note de frais et de gestion des déplacements professionnels offre une expérience de bout en bout (de la réservation de voyage, au remboursement de la note de frais) aux collaborateurs, aux managers et aux comptables d’une entreprise. Sa simplicité garantit une adoption rapide et efficace. D’autres outils s’y sont peu à peu greffés. Ils permettent un contrôle et une conformité accrus, une meilleure visibilité sur les dépenses grâce à une vision budgétaire du suivi des dépenses, à des solutions de détection de fraude ou encore grâce à des fonctionnalités mises en place par nos partenaires.

Lors d’un déplacement, elles apportent par exemple de la sécurité aux voyageurs, en leur permettant de contacter aisément leur entreprise, même depuis l’étranger. Elles facilitent aussi le traitement des notes de frais en gérant la récupération de la TVA. Enfin, elles s’inscrivent dans l’air du temps en prenant en compte les problématiques de sustainability, liées au développement durable.

Kahina Belmiloud : Ces services vont au-delà de la simple automatisation des processus de gestion de notes de frais, et permettent de répondre aux différentes attentes des entreprises selon leur niveau de maturité. Notre plateforme se veut être ouverte et connectée à plus de 250 partenaires et c’est ce qui nous différencie entre autres des autres acteurs du marché. Il s’agit de modules/services aussi utiles pour l’entreprise que pour l’employé.

Comment avez-vous accompagné les entreprises durant la crise sanitaire ?

D.P : Jusqu'en 2019, les collaborateurs réservaient leurs voyages d’affaires depuis notre outil, et les managers s’occupaient de leur validation. La Covid a bien sûr eu plusieurs conséquences sur les déplacements professionnels. Elle a d’abord réduit leur fréquence. Dès que les voyages les plus importants ont été reprogrammés, des solutions ont dû être trouvées pour assurer des déplacements dans de bonnes conditions.

Les entreprises devaient en effet être vigilantes à leurs coûts et à la sécurité de leurs collaborateurs. Notre outil de gestion des ordres de mission a permis de centraliser les informations relatives à la durée des voyages, aux destinations et à leur conformité (ou non) à la réglementation sanitaire. En somme, nous avons mis en place un processus simple pour que tout soit en ordre avant même que le collaborateur réserve son voyage.

K.B. : Les entreprises recherchaient en effet plus de contrôle. Elles devaient honorer leur devoir de protection, et nous les avons aidées à choisir les voyages appropriés. Nous avons aussi donné accès aux employés à la bonne information via l’application grand public TripIt. Elle permet de retrouver tous les éléments de son itinéraire de voyage, recevoir des alertes, mais aussi de fournir des renseignements sur les destinations envisagées, leurs contraintes (pass sanitaire exigé ou non, port du masque, nombre de vaccins, etc.) et le niveau de risque encouru. Nos différentes solutions et le télétravail ont d’ailleurs encouragé les entreprises à passer au 100 % digital, pour éviter les problématiques liées à la gestion du papier et permettre une continuité de service.

Les entreprises sont-elles assez matures dans la digitalisation des notes de frais ?

K.B. : Il existe différents niveaux de maturité ! La crise sanitaire a notamment bousculé les habitudes des PME et ETI, qui géraient encore leurs notes de frais avec Excel. Néanmoins, l’accélération de la digitalisation n’est pas seulement due à la Covid. Elle est aussi le fait d’un cadre juridique qui a évolué. En effet, grâce à deux arrêtés (22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales​ et de l’arrêté du 23 mai 2019 effectif depuis le 1er juillet 2019​), il est désormais possible de s’affranchir du format papier de ses justificatifs de notes de frais. À condition de les numériser au préalable avec une solution conforme à la réglementation.

D.P. : Les petites entreprises sont les plus agiles dans cette transition ! Leur taille offre moins de complexité et moins de conduite du changement. En parallèle, les dirigeants et les collaborateurs Millenials sont ceux qui s’adaptent le mieux à cette nouvelle gestion des notes de frais.

D’après une étude que vous avez menée fin 2021, seul un salarié sur trois ne commettrait jamais de fraude à la note de frais. Que faites-vous pour aider les entreprises à ce sujet ?

D.P. : Grâce à notre outil Concur Travel & Expense, les entreprises évitent ce genre de fraude ! Il existe d’ailleurs deux types de fraudes : à la politique interne, ou à l’Urssaf. Concur Travel & Expense permet par exemple de prouver qu’un dîner est bel et bien relié à un voyage d’affaires.

K.B. : Les petites et moyennes entreprises n’ont pas toujours les moyens de contrôler les notes de frais. Or, elles peuvent faire appel à la solution SAP Concur pour auditer et vérifier 100 % de notes de frais.

D.P. : Quiconque contrôle manuellement des notes de frais sait à quel point ce processus peut être lent et source d’erreurs. C’est pourquoi nous avons fait le choix, entre autres, de s’appuyer sur l’IA et le machine learning pour analyser 100 % des transactions. Cela permet de détecter toute activité suspecte avant et après le paiement.

Quels sont les autres avantages de la digitalisation des notes de frais ?

K.B. : Le 100 % digital offre un service en continu ! Il fluidifie et automatise tout ou partie du processus de gestion des déplacements et des notes de frais. Ainsi, le comptable comme l’utilisateur final gagnent du temps. On minimise également les erreurs de saisie. Le Groupe Agapes Restauration, l’un de nos clients, estime d’ailleurs que son service comptabilité réalise un gain de productivité sur un an de 2 700 heures, 390 jours, soit 1,7 ETP. Qui plus est, les notes de frais sont plus rapidement effectuées et validées et donc plus vite remboursées. Ce fonctionnement assure à l’entreprise une meilleure gestion de sa trésorerie et des gains de productivité significatifs.

D.P. : Le gain de temps est un avantage pour les entreprises internationales, puisque leurs services de vérification des factures sont parfois à l’étranger. Par conséquent, la dématérialisation représente également des gains de coût et de stockage. Toutefois, certaines entreprises ne savent pas encore que la loi a changé, et que le Fisc et l’Urssaf acceptent désormais de travailler sur la base de copies numérisées. Nous devons donc mener un travail pédagogique pour faciliter leur quotidien.

K.B. : En plus de la digitalisation, la plateforme SAP Concur offre une belle expérience utilisateur non négligeable et elle peut donc contribuer à séduire les Millenials, habitués aux outils digitaux. C’est là un bel atout pour les entreprises souhaitant attirer et conserver de nouveaux talents.

L’écologie et la sustainability font justement partie des préoccupations des Millenials. Pouvez-vous préciser ce que vous faites en ce sens ?

D.P. : Notre solution SAP Concur y est sensible depuis de nombreuses années. Nous avons commencé par proposer à nos clients de filtrer leurs options de voyage par rapport aux émissions de carbone des différents moyens de transport. De plus, notre application TripIt permet maintenant à chacun de calculer son émission carbone d’année en année. Des informations utiles pour aider les collaborateurs à réduire leur impact carbone.

Récemment, nous sommes même allés plus loin en ajoutant Thrust Carbon à notre App Center. Partout dans le monde, nos clients peuvent y connecter leurs solutions Concur Travel & Expense. Les données liées à leurs dépenses et leurs itinéraires sont alors analysées intelligemment. Le résultat leur donne une vision précise et détaillée de l’empreinte carbone de leurs voyages d’affaires, qu’ils peuvent ensuite améliorer.

Ce contenu a été réalisé avec SCRIBEO. La rédaction de BFMBUSINESS n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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