La Digital Workplace, essentielle au bien-être des collaborateurs

[CONTENU PARTENAIRE] Le travail hybride, devenu indispensable, a bouleversé notre manière de travailler. Aujourd’hui, 63 % des salariés se déclarent favorables à la flexibilité. 38 % sont même prêts à quitter leur poste si on ne leur propose pas de télétravail, selon Gartner et le monde informatique. De ces nouveaux besoins est née la nécessité de s’équiper d’une Digital Workplace performante et surtout simple d’utilisation. L’éditeur de logiciel Jalios, qui vient de fêter ses 20 ans, est d’ailleurs le 1er éditeur en la matière sur le marché français. Son PDG, Vincent Bouthors, nous explique quels sont les enjeux d’une Digital Workplace et comment les fonctionnalités de Jalios Workplace y répondent.

Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?

La Digital Workplace, c’est ce qui permet aux collaborateurs d’avoir accès à l’ensemble des outils numériques et bureautiques (messagerie, intranet, espaces collaboratifs, suite bureautique, gestion de projet, gestion documentaire, applications métiers, etc.) dont ils ont besoin, qu’ils soient à distance ou au bureau. Au cours des deux dernières années, nous avons bien entendu constaté une adoption plus forte de ces outils et des moyens d’y accéder à distance. Chez certains de nos clients, qui étaient en train d’implémenter notre solution, la crise sanitaire a été un accélérateur d’adoption.

Les salariés ont même fourni moins d’efforts que prévu pour s’y adapter. En effet, ils n’avaient pas d’autres moyens pour s’informer des actualités de leur entreprise, pour collaborer, ou simplement pour continuer à travailler malgré la distance. La Covid a été un accélérateur pour les mises en place d’outils de visio-conférences, mais d’autres outils se sont ancrés dans les nouvelles habitudes des travailleurs, comme le Webchat. C’est un outil utile pour échanger de manière asynchrone, chacun à son rythme. C’est une solution moins interruptive que la visio-conférence, chacun décide de répondre quand il le peut.

Qu’apporte une Digital Workplace aux entreprises ? Qu’en est-il de la productivité des collaborateurs ?

Globalement, la productivité a augmenté, malgré la mise en place massive du télétravail et l’installation progressive du travail-hybride. Le travail à distance, quel que soit son degré de régularité, soulève également un problème d’engagement de la part des collaborateurs. D’un seul coup, ils n’ont plus vu leurs collègues et ont pu se sentir isolés, écartés de ce qu’ils connaissaient.

La Digital Workplace a comblé ce manque à un moment où chacun cherchait à créer un lien, même numérique. À une époque, l’informatique paraissait déshumanisante. C’est tout le contraire aujourd’hui ! La Digital Workplace s’inscrit parfaitement dans cette socialisation du numérique. Les outils informatiques sont devenus des moyens de socialisation, afin que les collaborateurs restent épanouis au sein de l’organisation. Au-delà du travail hybride, c’est aussi une manière de briser les silos organisationnels, puisque plusieurs personnes de différents départements peuvent travailler ensemble sur des projets.

Même si des outils sont mis en place pour permettre à chacun de travailler, collaborer, communiquer, en étant à distance, il ne demeure pas moins important de se voir, d’échanger en présentiel pour renforcer la cohésion et l’esprit d’entreprise. La Digital Workplace trouve ici aussi sa place dans le changement des modes de travail, car elle facilite le travail hybride, autant dans sa mise en place que dans son efficacité.

Que propose Jalios Workplace en termes de Digital Workplace ?

La Digital Workplace proposée par Jalios couvre les deux voies existantes dans ce domaine : l’approche des géants américains du numérique (Microsoft, Google), tout comme les solutions 100 % souveraines.

Aujourd’hui, il va sans dire que les suites bureautiques des géants américains sont utilisées par la plupart des entreprises. L’édition MS365 de Jalios Workplace s’intègre à ces suites et les complète pour répondre à un besoin de transversalité, et ainsi mieux développer le sentiment d’appartenance. Elle offre également des manières de travailler ensemble qui vont au-delà de ce que proposent ces suites : construire une base de connaissances, faire de la veille collaborative, capitaliser dans la durée et de manière asynchrone, travailler avec des externes ou avec les collaborateurs n’ayant pas de compte sur ces suites, etc. Jalios est ainsi partenaire Microsoft et vient par ailleurs de voir ses applications approuvées dans la Marketplace de Microsoft Teams.

À l’autre extrémité du spectre se trouve la souveraineté, choisie pour respecter les contraintes de sécurité des données de certaines grandes institutions gouvernementales par exemple. La dernière édition de sa solution souveraine, Jalios Workplace Liberty, est d’ailleurs sortie en août dernier et déployée à tous nos clients SaaS. Elle s’appuie sur les fonctionnalités natives de Jalios et celles de partenaires français et européens. Elle garantit ainsi à ses clients une souveraineté des données non soumises au Cloud Act sur le périmètre des usages ainsi couvert.

Parmi les suites bureautiques alternatives, Jalios travaille avec OnlyOffice ou encore Collabora, une solution Open source. Nous travaillons également avec BlueMind pour le mail, et avec d’autres acteurs pour la visioconférence : Glowbl, Jitsi, Big Blue Button… D’ailleurs, ils proposent un service qui va au-delà de la simple visioconférence, puisqu’il peut être orienté vers l’enseignement, avec des fonctionnalités plus évoluées que celles des acteurs dominants américains.

Le véritable enjeu des éditeurs d’Intranet et de Digital Workplace est de proposer à leurs clients les meilleures solutions ou les plus adaptées parmi l'ensemble des fournisseurs du marché : utiliser les logiciels américains, des logiciels souverains, ou un mix des deux.

Entre géants américains et souveraineté, il existe ainsi une troisième voie, qui consiste à proposer ces deux solutions, et permet de laisser le choix aux organisations. Celles-ci accèdent ainsi aux meilleurs outils possibles pour répondre à leurs différents besoins. Jalios s’inscrit dans cette troisième voie donnant à ses clients le choix de composer sa Digital Workplace « à la carte ». Leur choix se veut libre et pérenne, tout comme offrir ces deux solutions rend Jalios pérenne sur le marché.

Concrètement, quelles fonctionnalités offre la Digital Workplace de Jalios ?

Jalios propose quatre familles d’usages au sein de sa Digital Workplace :

• La communication : Notre solution d’Intranet social et mobile permet à la communication interne de remplir sa mission traditionnelle de communication, pour diffuser une vision d’entreprise, informer l’ensemble des collaborateurs, où qu’ils soient, des objectifs, de l’orientation et des résultats de leur entreprise. Elle donne ainsi accès à de l’information descendante (actualités, annuaire, documents RH, etc.) et dynamise cette communication grâce à des enquêtes ou des sondages. Elle répond également à un autre enjeu primordial : comment créer de l’engagement et donner la parole aux collaborateurs ? En permettant la communication collaborative, Jalios donne la possibilité aux collaborateurs de publier des billets, dans lesquels ils peuvent raconter leurs succès, leurs avancées, leurs questionnements. Grâce aux fonctionnalités socialisantes (commentaires, partages, likes, recommandations, etc.), ils peuvent réagir, commenter, poser des questions… et se sentent ainsi plus investis, plus engagés. Cette communication, plus libre et ascendante peut d’ailleurs alimenter la communication principale de l’entreprise et à l’avantage de s’adresser à tous.
• La collaboration : Les outils et modes de collaboration en entreprise sont nombreux et Jalios Workplace permet cette diversité des usages tout y en apportant davantage de cohérence. Elle peut passer par une simple coédition, sur un document texte comme sur un tableau Excel. Elle permet d’éviter l’utilisation systématique du mail, peu adapté dans ce cas. Ainsi, chacun peut prendre connaissance des échanges précédents et comprendre où en est le travail. La collaboration peut aussi se faire à travers des espaces collaboratifs propres à des projets spécifiques et transverses : un espace pour répondre à un appel d’offres, un autre pour concevoir une nouvelle offre, un autre pour faire de la veille… Ces espaces spécifiques permettent de se focaliser sur un sujet à la fois, et de trouver en un seul et même endroit les informations qui y sont liées, et de collaborer aussi avec l’externe en cas de besoin. D’autres fonctionnalités comme le chat, les FAQ collaboratives, les espaces de conversations offrent d’autres façons de collaborer efficacement en fonction de la temporalité qu’on se donne.
• Gérer les connaissances : Une bonne gestion des connaissances est essentielle à la pérennité des entreprises. La Digital Workplace de Jalios offre les fonctionnalités afin de la concrétiser dans le quotidien des collaborateurs. Une grande partie de la connaissance et des échanges d’informations s’appuient sur des documents bureautiques. Nous disposons de plusieurs connecteurs avec différents outils de gestion documentaire afin d’exploiter les documents existants dans l’entreprise de la manière la plus adaptée et centralisée possible (Alfresco, Box, SharePoint, etc.). Il ne s’agit pas ici seulement de capitaliser les connaissances, mais aussi de faciliter leur accessibilité et leur partage à tout moment. Jalios Workplace permet ainsi de créer facilement des guides, des savoirs et des parcours pour accompagner la montée en compétences et la formation. Prenons l’exemple de l’onboarding des collaborateurs avec des parcours d’intégration à suivre en ligne, simples à créer pour un manager ou un service RH et prêts à l’emploi pour les collaborateurs. Il s’agit là d’une source motivante pour les nouvelles recrues, qui récoltent ainsi des informations quand elles en ont besoin, à leur rythme, pour progresser au sein de la structure.
• L’efficacité individuelle et collective : L’accélération de la transformation digitale et la multiplication des outils ont complexifié l’environnement de travail. Nous souhaitons aider nos utilisateurs à accéder simplement à l’ensemble des applications nécessaires à leur travail. La Digital Workplace de Jalios permet aux collaborateurs d’une organisation de disposer d’un point d’accès unique à toutes les informations et toutes les applications dont ils ont besoin pour travailler au quotidien, et où qu’ils soient. En permettant à chacun d’organiser son espace de travail comme il le souhaite, en fonction de ses besoins, Jalios Workplace joue son rôle de facilitateur et de catalyseur. De nombreuses fonctionnalités entrent en jeu ici pour rendre le travail au quotidien plus efficace : lanceur d’application, gestion de tâches et de projet, moteur de recherche transverse, gestion des notifications, gestion de demandes et de processus, Chatbot, animation de communautés, etc.

En unifiant communication, collaboration, efficacité et gestion des connaissances, la solution donne aux collaborateurs, partenaires, clients, adhérents, fournisseurs, les moyens de travailler et réussir ensemble efficacement, même à distance.

Avez-vous un mot de la fin ?

Dans tout projet de Digital Workplace, il est essentiel de placer l’humain au cœur du dispositif. Chez Jalios, notre priorité est l’expérience utilisateur : mettre au point des outils parfaitement bien intégrés au cœur d’un écosystème fluide afin que l’utilisateur ne rencontre aucun problème et réussisse à utiliser ce dont il a besoin, quand il en a besoin, sans rupture dans son cheminement.

D’autre part, face aux enjeux environnementaux auxquels nous sommes tous confrontés, il faut aussi prendre du recul et réfléchir à des usages numériques responsables. Jalios s’est engagé dans une démarche Numérique Responsable, en signant la charte de l’INR, et cette démarche fait écho à une valeur très forte depuis la création de Jalios il y a 20 ans : l’innovation utile. Cette valeur a guidé et continue d’orienter les choix de Jalios, pour développer une solution utile, utilisable et utilisée.

Enfin, la Digital Workplace proposée par Jalios se nourrit continuellement d’intelligence collective, autre valeur forte de notre ADN. Nous n’avançons pas seuls pour relever le défi d’une Digital Workplace permettant de travailler de manière plus efficace de façon collective, et qui plus est aujourd’hui hybride. Nous avançons avec nos clients, nos partenaires et tout un écosystème d’experts, que nous retrouvons régulièrement à l’occasion des Digital Workplace Days, un événement ouvert à tous pour comprendre les tendances, les enjeux, partager les retours d'expérience et s'informer sur les usages et les bénéfices de la Digital Workplace.

Pour en savoir plus sur Jalios Workplace, rendez vous sur www.jalios.com ou demandez une démonstration personnalisée

Ce contenu a été réalisé avec SCRIBEO. La rédaction de BFMBUSINESS n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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