Signature électronique : une solution rapide, économique et certifiée pour les entreprises

La digitalisation des tâches administratives et juridiques, a poussé les entreprises à inclure la signature électronique parmi les outils prioritaires de leur équipement numérique. Sécurisée, efficace et source d’économies, elle est devenue, depuis la pandémie, indispensable pour de nombreuses entreprises.

Pour faire face à la distance physique et s’adapter au modèle de télétravail, imposé durant la pandémie, la digitalisation des processus en entreprise a permis de maintenir les activités internes et externes. Et notamment en raccourcissant les délais de traitement, mais aussi en renforçant la sécurité et la validité des documents confidentiels. La signature électronique certifiée en est le meilleur exemple. Par son système 100 % digital et sécurisé, toute entreprise qui y recourt bénéficie, à l’aide d’une double identification vidéo personnelle et d’une vérification d’identité, de l’obtention d’un certificat numérique qualifié.

Une solution numérique devenue indispensable

Pour ce groupe de l’industrie énergétique de 6 000 collaborateurs, en relation permanente avec de nombreux fournisseurs et clients, l’usage de la solution de signature électronique Paperless de certSIGN était une évidence. Avec la généralisation du télétravail, il était devenu extrêmement complexe, pour les employés, de se déplacer pour traiter des tâches de suivi de signatures manuscrites. certSIGN a ainsi su répondre à cette problématique et s’intégrer très simplement dans le flux de travail numérique de l’entreprise.

Cette société a fait le choix d’une signature électronique qualifiée à distance, mais pas à n’importe quelles conditions. En effet, le brief était précis : gagner en flexibilité, en accessibilité, en rapidité et en sécurité. L’utilisation intuitive de la solution de signature électronique à distance Paperless, développée par certSIGN, permettait ainsi de répondre à toutes ces exigences. Enfin, consciente des efforts écologiques à mener en milieu professionnel, l’autre préoccupation importante de la société était d’agir en limitant significativement sa consommation de papier. Un pari gagnant pour l’entreprise spécialiste de l’Industrie énergétique, qui a pu optimiser à la fois les délais de traitement et les coûts inhérents.

La signature électronique s’est inscrite dans tous les échanges entre collaborateurs. Et ce n’est pas Veronica Mitroi, directrice du département Services de confiance de certSIGN, qui dira le contraire. La professionnelle de l’identification numérique a pu faire le constat de cette véritable révolution digitale : “L'expérience de plus de 15 ans dans le domaine des services de confiance nous a montré que les documents signés et archivés électroniquement réduisent les coûts d'une entreprise de 66 % par rapport aux documents physiques signés à signature manuscrite. Aussi, le temps nécessaire pour signer un contrat à quatre signataires en utilisant la signature électronique qualifiée est réduit à quelques minutes, et à la fin, chacun dispose d'un exemplaire original à valeur légale”, décrit-elle.

Une sécurité renforcée des documents officiels, en interne comme en externe

Les sociétés qui ont opté pour la signature à distance ont réalisé tous les bienfaits générés par l’adoption d’une telle solution digitale. Si elle a permis de fluidifier la transmission des documents de l'entreprise vers le client, elle est aussi symbole d’authenticité et d’intégrité. Et s’il existe un enjeu capital pour les entreprises et le prestataire certSIGN, c’est bien la sécurité. Dans le détail, l’outil permet à l’entreprise émettrice de constater s’il y a eu des modifications postérieures ou non à la signature électronique et définir un délai de validité limitée. De plus, chaque signataire est clairement identifié et a l’obligation d’avoir renseigné un certain nombre d’éléments conformes au règlement européen eIDAS 910/2014. Une garantie de plus, pour un outil digital à la sécurité numérique déjà prouvée. Ainsi, la signature électronique d’un document à valeur juridique ne pourra être exécutée qu’à la réception d’un certificat qualifié.

Cette double vérification renforce ainsi la sécurité des documents tout comme celle des données personnelles, répondant parfaitement à la réglementation européenne RGPD. Reconnu comme prestataire de confiance qualifié (QTSP), certSIGN figure dans la liste de confiance européenne. Faire le choix de la signature électronique qualifiée, c’est donc bénéficier du plus haut niveau de sécurité et de se prémunir contre tout litige et usurpation d’identité. De quoi convaincre de nouvelles sociétés de choisir certSIGN comme prestataire de services pour opérer leur transition numérique.

Sources : certSIGN

Ce contenu a été réalisé en partenariat avec certSIGN. La rédaction de BFM Business n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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