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Un projet de dématérialisation s’amortit en 6 mois

Dématérialiser ses factures permet de réduire les temps de traitement de ces documents de 7 à 2 minutes en moyenne.

Dématérialiser ses factures permet de réduire les temps de traitement de ces documents de 7 à 2 minutes en moyenne. - Pixabay

Les bénéficies financiers et organisationnels de la dématérialisation des factures sont indéniables. Dans le même temps, le puissant frein social doit être encadré par un plan de conduite du changement.

Le cabinet Billentis estime que la dématérialisation des factures réduirait les coûts de 50 à 80% par rapport aux processus papier. Outre la suppression des coûts éditiques, l’automatisation des processus abaisse le délai de traitement, aussi bien du point de vue de la comptabilité fournisseur que de celle du client. "Une entreprise du secteur de la restauration a par exemple réduit ce délai de 7 à 2 minutes par facture", illustre Hélène Mouiche, analyste chez la société d’études Markess. Cette optimisation contribue donc à la réduction du délai de paiement des fournisseurs, donc au respect de la période légale, évitant ainsi les pénalités financières.

Pour atteindre ces résultats, l’entreprise doit notamment investir dans une solution de dématérialisation des factures, un système d’archivage et transformer ses processus. "L’investissement financier à consentir est le premier frein invoqué par les entreprises", souligne Hélène Mouiche. Toutefois, selon le cabinet Billentis, le retour sur investissement serait réalisé en moins de 6 mois.

Associer les partenaires sociaux au projet

Pour assurer le succès d’un projet de dématérialisation des factures, Markess identifie plusieurs points à considérer attentivement. Il fut tout d’abord sélectionner un partenaire ayant l’expérience de la gestion des échanges électroniques et une connaissance du métier de la finance et de la comptabilité; puis s’assurer que la solution retenue est interprétable avec les autres systèmes de facturation du marché; ensuite associer le donneur d’ordre, ses clients et le fournisseur de la solution.

Enfin, Outre la mise en place un plan de conduite du changement en amont, "il apparaît judicieux d’associer les partenaires sociaux à ces projets, conseille Hélène Mouiche. La perspective de suppressions de postes équivalents temps plein constitue en effet un frein social majeur au déploiement de ce type de projet".

Eddye Dibar