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Notes de frais: les petites fraudes des salariés peuvent coûter cher

En France, 11% des salariés laissent souvent tomber le remboursement de leurs dépenses professionnelles.

En France, 11% des salariés laissent souvent tomber le remboursement de leurs dépenses professionnelles. - Philippe Put - Flickr - CC

De la falsification délibérée des reçus, à la demande d'un "petit extra" en guise de compensation pour un long week-end de voyage d'affaires, une étude dévoile les petits arrangements des salariés européens et français.

Se faire rembourser ses notes de frais est un droit mais, on le sait, certains salariés prennent quelques libertés qui peuvent coûter cher à une entreprise selon une étude* européenne menée pour SAP Concur.

Une fraude qui prend plusieurs visages et qui se fait souvent pour de petits montants. "De la falsification délibérée des reçus, à la demande d'un 'petit extra' en guise de compensation pour un long week-end de voyage d'affaires", l'étude révèle que 50% des employés français pensent qu'il est acceptable de soumettre sciemment une fausse note de frais. Le montant moyen de ce "petit arrangement" s'éleverait à 115 euros, selon cette étude.

Concrètement, 27% des employés ont arrondi leurs frais kilométriques et 18% envisagent de le faire. En outre, 32% ont comptabilisé des dépenses privées de restauration et 18% envisagent de le faire. 27% cherchent à se faire rembourser leurs dépenses personnelles de matériel de bureaux et 24% arrondissent leurs factures de téléphone mobile professionnel.

Arrangements jugés "acceptables et légitimes"

Ces comportements sont en partie le résultat "d'un manque généralisé de compréhension des activités frauduleuses et de leurs implications", souligne l'étude.

La moitié des salariés interrogés pensent en effet qu'il est parfaitement acceptable de faire des dépenses excessives ou de ne pas respecter les politiques de l'entreprise en matière de dépenses annuelles.

Ils estiment que ces dépassements sont légitimes pour des raisons d'équité qu'il s'agisse d'obtenir une petite compensation supplémentaire pour les heures supplémentaires non rémunérées (15%), pour les dépenses privées liées au travail à domicile (19%) ou pour le temps passé en déplacement professionnel (19%).

En moyenne, les PME européennes d'au moins 250 salariés pourraient perdre jusqu’à 13.709 euros par an à cause de cette "fraude".

Jusqu'à 13.709 euros de pertes par an pour les PME

"Il ressort clairement de nos recherches que la fraude en matière de frais professionnels est si courante, et souvent à si petite échelle, que certains employés ne la considèrent même pas comme un problème. Pour certains employés - des juniors aux dirigeants - il n'y a pas de problème à présenter des notes de frais incorrectes, et ils se considèrent souvent comme totalement justifiés de le faire", commente Pierre-Emmanuel Tetaz, EMEA SVP & General Manager de SAP Concur.

"Mais pour les entreprises, cela peut être un problème - et cela va au-delà des pertes de profits. Les équipes chargées des voyages et des finances peuvent passer de nombreuses heures à vérifier et à enquêter sur les notes de frais, et il existe toujours un risque de non-conformité et ses conséquences potentielles", poursuit-il.

Selon l'étude, les services dédiés peuvent en moyenne consacrer près de trois jours ouvrables par semaine à la vérification et à la lutte contre la fraude. D'autant plus que 24% ne disposent pas des outils nécessaires pour évaluer ou repérer les fraudes potentielles en matière de dépenses.

*: Le rapport est basé sur l'opinion de 2500 employés ayant régulièrement voyagé pour affaires avant la pandémie, ainsi que de 750 décideurs financiers et 750 décideurs voyages en entreprise. L'enquête a été menée en France, en Allemagne, en Italie, au Benelux, dans les pays nordiques, en Espagne et au Royaume-Uni, par Opinium en septembre 2021.

Olivier Chicheportiche Journaliste BFM Business