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4 règles à suivre (impérativement) quand on envoie un mail "pro"

Le même soin dans la rédaction doit être apporté aux mails destinés à être diffusé en interne qu'à ceux qui sont adressés à des personnes hors de l'entreprise.

Le même soin dans la rédaction doit être apporté aux mails destinés à être diffusé en interne qu'à ceux qui sont adressés à des personnes hors de l'entreprise. - Startupstock Photos - CC

Vous affichez les meilleures ventes du service, vous êtes le plus rigoureux dans la gestion des budgets? Il serait dommage que ces qualités professionnelles soient ternies simplement parce que vos courriels laissent à désirer.

Si lors d'une présentation, vous vous embrouillez avec le subjonctif ou si lors d'un appel téléphonique vous accumulez les pléonasmes… personne ne vous en tiendra rigueur sur le long terme. En revanche, si vous commettez ces erreurs dans des mails, le jugement risque d'être plus dur. "A l'ère du digital, de la communication par la viralité, l'écrit reste essentiel pour la diffusion des idées. Même pour les images, l'écrit est important car elles gagnent en pouvoir grâce aux légendes que l'on ajoute", explique Mathilde Aubinaud, co-auteure d'Ecriture stratégique (Editions Studyrama) et fondatrice de la Saga des audacieux.

Une mauvaise communication écrite risque d'énerver les destinataires, mais surtout au fil du temps de mettre en doute votre efficacité professionnelle. "Le même soin doit être apporté aux mails destinés à être diffusés en interne qu'à ceux qui sont adressés à des personnes hors de l'entreprise", souligne Mathilde Aubinaud.

Certes tout le monde n'a pas le goût de l'écriture. De toute façon, il n'est pas recommandé de se livrer à de grandes envolées lyriques ou de faire étalage d'un vocabulaire pompeux dans vos mails et comptes rendus. Il faut viser l'efficacité en trouvant les mots justes: n'oubliez jamais que chacun reçoit des dizaines de ces messages, et que l'on ne consacre parfois que quelques secondes à leur lecture. Voici les points à surveiller avant de cliquer sur "envoyer".

1. Vérifier l'orthographe et la syntaxe

Le" a" qui se transforme en "à", les confusions entre le futur et le conditionnel à la première personne du singulier, les oublis d'accords au pluriel ou au féminin… Voici quelques exemples des fautes les plus courantes que l'on retrouve dans les mails. Parfois, on maîtrise les règles mais par inattention on commet une faute. Une relecture permettra d'éviter de voir tous vos collègues glousser à la réception du mail. Si le document est important, il est aussi possible de demander une relecture à son voisin. Enfin, si vous hésitez toujours à savoir si "fréquemment" prend un "m" ou deux… il n'y a pas de honte à jeter un œil au Larousse.

2. Remplir la case "objet" avec des mots qui interpellent

Avec le mot "rapport" ou une simple date inscrite dans l'objet, votre mail risque de finir dans l'anonymat au milieu des centaines d'autres reçus dans la journée. "Il faut interpeller le destinataire, en mettant par exemple "save the date", ou "compte rendu de la réunion de lancement produit", conseille Mathilde Aubinaud. A l'inverse il ne faut pas non plus se perdre dans un intitulé sans fin. N'oubliez pas que de nombreuses personnes consultent leur messagerie depuis leur smartphone, avec une surface d'affichage limitée. 

3. Faire concis

La concision est une qualité très recherchée dans le monde professionnel. Pensez-y lors de la rédaction en ne retenant que les informations essentielles, que vous pouvez enrichir en ajoutant des documents en pièce jointe. De plus, évitez l'effet monolithique en créant des paragraphes toutes les trois phrases. La ponctuation doit être soignée, et les points d'exclamation doivent être utilisés avec modération. Quant aux smileys, ils sont à utiliser avec modération et uniquement s'ils font partie de la culture de l'entreprise.

4. Ne pas négliger les formules de politesse

"Un mail n'est pas un SMS, cela reste très structuré et doit répondre aux règles de politesse", rappelle Mathilde Aubinaud. Même si plusieurs personnes sont mises en copie, il faut l'adresser à la personne la plus haute dans la hiérarchie avec une formule telle que" Monsieur le directeur". Si le vouvoiement est de rigueur avec vos managers, il faut l'adopter sans hésiter.

Pour conclure, "cordialement" est un minimum, mais les alternatives sont nombreuses. En revanche, si l'on échange plusieurs mails à la suite avec la même personne, on peut alors alléger le protocole en optant pour "bien à vous", plus personnel.

Coralie Cathelinais