Quand les notes de frais mettent les cadres à découvert

Une étude montre que la hausse des dépenses (notamment de carburant) combinée aux décalages de remboursement mettent en difficulté ces salariés.

Les notes de frais sont une habitude pour 80% des cadres français. Mais leur gestion devient de plus en plus problématique, selon une étude* de l'Ifop pour Mooncard.

En effet, entre la hausse des dépenses (notamment de carburant) et les décalages de remboursement, certains salariés se retrouvent en difficulté financière, voire en découvert bancaire.

Concrètement, un tiers des cadres (sur ceux réalisant des notes de frais) déclare s’être déjà retrouvé "en difficulté financière" à cause de ses notes de frais (13% "plusieurs fois"). Cela grimpe à 37% pour les moins de 35 ans, et à 57% pour les cadres issus de foyers de trois enfants et plus.

Parmi ceux ayant connu des difficultés financières à cause des notes de frais, 58% ont déjà été en situation de découvert bancaire, soit 14% de la population totale des cadres (1 sur 7).

Plus l'entreprise est grande plus les délais de remboursement s'allongent

Outre la hausse des dépenses, ce sont bien les process de remboursement qui sont épinglés par les cadres. Seules 18% des entreprises remboursent en moins d’une semaine, contre 47% en deux semaines ou plus.

Plus l’entreprise est grande, plus les délais s'allongent: 37% des cadres de TPE (10 à 19 salariés) doivent attendre plus de deux semaines, contre 53% de ceux de grandes entreprises de plus de 5000 salariés.

De fait, 31% des cadres craignent de ne pas être remboursés suite à une avance de frais (35% en 2021), tandis que 60% craignent de perdre les justificatifs de leurs dépenses.

"Nous savions que les notes de frais pesaient sur les finances des cadres, mais pas à ce point-là. Les résultats de cette enquête doivent nous alarmer car l’inflation risque d’aggraver la situation rapidement. Ils nous invitent aussi à remettre en cause jusqu’au concept même de notes de frais: est-il encore normal de demander aux salariés d’avancer de l’argent à leur employeur? Alors que nous avons tous les outils pour supprimer les avances de frais, ce serait une véritable conquête sociale", commente Pierre-Yves Roizot, CEO de Mooncard.

4% des cadres déclarent plus de 1000 euros de notes de frais par mois

Sans compter, les politiques de remboursement souvent aléatoires. L'étude cite un exemple parmi d'autres: "Une collègue qui avait le droit de prendre un repas lors d'un déplacement, n'avait pas faim et s'était contentée d'un Perrier, et s'était vu refuser le remboursement sous prétexte qu'on remboursait les restos, mais pas les bars."

Résultat, la satisfaction des systèmes de notes de frais est en baisse par rapport à la dernière enquête, avec 71% de cadres satisfaits, contre 75% en 2021.

Conséquence, ce contexte difficile pousse certains cadres à "se refaire" sur le dos de l’entreprise selon l'étude: 66% de ceux qui ont déjà été en difficulté financière ont aussi fait passer des dépenses personnelles en notes de frais, contre 18% en moyenne.

Portrait de la note de frais
80% des cadres font régulièrement des notes de frais ; 28% au moins une fois par mois.

En moyenne, ils en réalisent 7,8 par an, avec de grandes disparités notamment en fonction de la taille de l’entreprise. Ainsi, c’est dans les TPE (10 à 19 salariés) que la moyenne est la plus haute (17,1).

Ce sont les cadres d’Ile-de-France qui en réalisent le moins (77%), contre 80% dans le Nord-Est, 81% dans le Nord-Ouest, 82% dans le Sud-Est, et 83% dans le Sud-Ouest.

82% des cadres qui télétravaillent au moins un jour par semaine font des notes de frais.

51% des cadres déclarent un montant inférieur à 100 euros, 38% entre 100 et 500 euros, et 1 cadre sur 25 la somme exorbitante de plus de 1000 euros (4%).

Le genre a une influence sur les notes de frais: les hommes sont en effet plus dépensiers. Ainsi, 26% des femmes déclarent un montant mensuel entre 0 et 50 euros vs 21% des hommes ; alors qu’à l’autre extrémité 5% des hommes déclarent plus de 1000 euros par mois contre seulement 1% des femmes.

Elles réalisent d’ailleurs beaucoup moins de notes de frais que leurs homologues masculins (5,7/an vs 8,8/an)

*: L’enquête a été menée par un questionnaire auto-administré en ligne du 22 juin au 8 juillet 2022, auprès d’un échantillon de 1001 cadres travaillant dans des structures de 10 salariés et plus. La représentativité a été assurée par la méthode des quotas (sexe, âge, secteur d’activité, niveau de diplôme) après stratification par région.

Olivier Chicheportiche Journaliste BFM Business