Comment se préparer à la facturation électronique ?

Vous avez déjà entendu parler de la facturation électronique ? Si ce n’est pas le cas, sachez que toutes les entreprises françaises auront progressivement l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques à compter du 1ᵉʳ septembre 2026. On vous explique.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique entre dans un contexte de volonté du gouvernement de simplifier et d’accélérer la transition numérique des entreprises françaises. L’objectif étant de renforcer leur compétitivité en instaurant un processus de facturation moderne et sécurisé.

La facture électronique désigne une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, en conformité avec des normes bien définies, ce qui la distingue de la facture papier traditionnelle. Il faut bien comprendre que la facture électronique n’est pas simplement une version numérisée d’une facture papier, comme un fichier PDF. C’est un document informatique qui contient des informations lisibles et interprétables automatiquement par des logiciels, et qui transite par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) avant d’être transmise au client. Ces plateformes assureront alors la conformité avec les normes fiscales en vigueur et faciliteront la transmission des données.

En plus de la facturation électronique, il est également prévu la transmission des données portant sur le chiffre d’affaires et les modes de paiements utilisés à l’administration fiscale. C’est ce qu’on appelle le e-reporting. De cette façon, l’administration aura donc accès à toutes les données de transactions, qu’il s’agisse d’opérations où la TVA s’applique ou non. Le but principal étant la lutte contre la fraude. Il est donc important d’être bien préparé.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

L’adoption de la facturation électronique n’est pas simplement une question de modernisation, c’est une obligation légale. Le gouvernement a prévu un calendrier de déploiement de la facturation électronique entre 2024 et 2027. Initialement prévue au 1er juillet 2024, la généralisation de la facturation électronique se fera de manière progressive :

• 1er septembre 2026 : toutes les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) auront l’obligation de pouvoir réceptionner des factures dématérialisées et d’émettre des factures dématérialisées ;
• 1er septembre 2027 : toutes les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises auront l’obligation d’émettre des factures dématérialisées.

Au-delà de cette obligation légale, la facturation électronique présente plusieurs avantages :

• Réduire les coûts en supprimant le papier, l’impression et l’envoi postal.
• Gérer des factures va devenir beaucoup plus fluide et rapide pour les équipes, puisqu’elles seront automatiquement intégrées dans les systèmes comptables des entreprises. L’objectif étant aussi de réduire les délais de paiement, ce qui améliore la gestion de la trésorerie.
• Offrir un niveau de sécurité et de traçabilité supplémentaire. L’intégrité des factures est également assurée grâce à la signature électronique.
• Faciliter les déclarations de TVA, grâce au pré-remplissage de la déclaration de TVA.

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Comment se préparer à cette transition ?

L’échéance approche grandement. Il est donc nécessaire de bien se préparer :

• Avant de se lancer : il est nécessaire de réaliser un bilan des outils actuellement utilisés par votre entreprise pour gérer les factures. Cela inclut les logiciels de comptabilité ou de facturation. Il faudra donc bien vérifier leur compatibilité avec les formats électroniques et les plateformes de transmission.
• Ensuite, la loi exige que les entreprises passent par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée pour envoyer leurs factures électroniques. En fonction de votre activité, vous devrez donc choisir un prestataire de service avec les nouvelles exigences légales. Plus de 70 plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ont déjà été immatriculées sous réserve par la direction générale des Finances publiques (DGFiP). Vous avez l’embarras du choix ! Attention à bien choisir une PDP qui garantit que les factures envoyées respectent les exigences de l’administration fiscale, notamment en termes de format structuré (comme le format Factur-X).
• Pour qu’une facture électronique soit conforme, elle doit répondre à différents critères qui ont été définis par l’administration fiscale. Elle doit indiquer les mentions suivantes : numéros SIREN de l’assujetti et du client, nature des opérations, mention “option pour le paiement de la taxe d’après les débits” lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA lors de la facturation de la TVA sur les encaissements, adresse de livraison et date d’émission de la facture rectifiée en cas de facture rectificative.
• La transition vers la facturation électronique implique également de former les équipes internes, en particulier les services comptables et administratifs. Les employés doivent être familiarisés avec les nouvelles procédures de gestion et de transmission des factures, ainsi qu'avec les outils et plateformes utilisés.

La facturation électronique peut faire peur, mais elle offre des avantages indéniables. N’attendez pas le dernier moment pour vous y intéresser !

La rédaction de BFM Business n'a pas participé à la réalisation de ce contenu en partenariat avec Legalstart.

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