Approbation des comptes : les obligations à respecter pour éviter les erreurs

L’approbation des comptes annuels est une obligation légale pour les sociétés. Assemblée générale, dépôt au greffe, délais à respecter : découvrez les étapes essentielles pour être en conformité et éviter les sanctions liées au non-dépôt des comptes.

Pourquoi l’approbation des comptes est-elle obligatoire ?

L’approbation des comptes annuels marque la fin de l’exercice comptable d’une société. Il s’agit d’une obligation légale et elle est indispensable pour valider les performances financières de votre société. Que vous exerciez en SASU, EURL, SAS ou encore SARL, l’approbation des comptes s’impose chaque année, à l’exception des entreprises individuelles. L’approbation des comptes est une formalité juridique assez fastidieuse qui inclut la présentation du bilan comptable, du compte de résultat ainsi que des différentes annexes. Réaliser l’approbation des comptes est non seulement une obligation, mais elle vous permet surtout d’avoir une vision claire de l’activité de l’entreprise et de sa situation financière chaque année.

Quelles sont les étapes à suivre pour approuver vos comptes ?

Trois grandes étapes doivent être respectées pour assurer le bon déroulement de votre approbation des comptes.

La première étape consiste à organiser une assemblée générale (AG) : elle doit être réalisée dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. Cela signifie que si votre exercice se termine le 31 décembre, l’AG doit avoir lieu avant le 30 juin. Le dirigeant doit convoquer tous les associés pour présenter les comptes et leur soumettre les documents financiers pour examen. Cette réunion est cruciale, car elle permet aux associés de valider ou non les décisions liées aux comptes de l’entreprise.

La deuxième étape consiste à rédiger un procès-verbal (PV) : dans ce PV doivent être consignées les décisions prises lors de l’AG, y compris l’approbation des comptes. Ce document doit être précis et complet, car il officialise les résolutions adoptées en AG. Il est donc important de bien soigner la rédaction de votre procès-verbal, afin d’éviter tout litige ultérieur entre les parties prenantes et limiter les allers-retours avec l’administration.

Enfin, la dernière étape consiste à préparer les documents à déposer : après l’AG et la rédaction du PV, plusieurs pièces sont à transmettre au greffe du Tribunal de commerce. Parmi elles figurent :

• le bilan, le compte de résultat et les annexes ;
• le procès-verbal de l’AG ;
• le rapport de gestion (pour certaines sociétés) ;
• le rapport du commissaire aux comptes si applicable.

Ces formalités permettent de garantir que les comptes de votre entreprise sont correctement approuvés. Non seulement il s’agit d’une obligation légale, mais l’approbation des comptes vous aide également à maintenir une organisation rigoureuse et à garder une vision claire et précise de la santé financière de votre entreprise.

Comment déposer les comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce ?

Le dépôt des comptes annuels doit être réalisé dans le mois suivant leur approbation, ou dans les 2 mois si le dépôt se fait en ligne (via le Guichet unique). Par exemple, pour un exercice clos au 31 décembre et approuvé en juin, le dépôt doit intervenir avant août. Le greffe publiera ensuite les comptes au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).

Attention, le défaut de dépôt des comptes expose le dirigeant de société à une amende pouvant aller jusqu’à 1500 €. En cas d’oubli ou de retard, pensez-bien à régulariser rapidement la situation pour éviter des complications. Si vous êtes de bonne foi, il vous est simplement demandé de déposer au plus vite les comptes annuels au greffe afin de régulariser votre situation. Toutefois, ne laissez pas le temps passer.

Vous l’aurez compris, il en va donc de votre intérêt de bien respecter ces étapes pour approuver vos comptes dans les délais et éviter toute sanction.

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Ce contenu a été réalisé en partenariat avec Legalstart. La rédaction de BFM Business n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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