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Le passage au mode collaboratif devient de plus en plus naturel

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C'est en outillant des cas d'usage réels, révélés par l'étude de processus informels, que les outils de collaboration s'imposeront dans les entreprises. Telle est la conviction du consultant Miguel Membrado.

Les logiciels de collaboration en mode Cloud sont-ils aujourd'hui bien acceptés ?

Ils le sont de mieux en mieux, même si les choses ne vont pas aussi vite que je l'imaginais. En 2008, Valeo, premier grand compte français à s'équiper d'une solution cloud, Google Apps en l'occurence, m'avait demandé une vision à dix ans. Le Cloud m'apparaissait alors comme une avancée majeure et cela s'est vérifié. Google a d'ailleurs joué un rôle capital dans l'évolution les mentalités. L'arrivée sérieuse de Microsoft sur ce marché avec Office 365 a rendu le passage à la collaboration et à la bureautique en ligne plus naturel.

Pourquoi est-ce devenu plus naturel pour les utilisateurs ?

Parce qu'ils se sont déjà familiarisés avec les écrans d'Office. En revanche, quand vous déployez les outils de Google, il faut commencer par faire adopter les interfaces avant de former aux fonctions collaboratives. Le premier obstacle empêche souvent d'atteindre l'objectif recherché. Parmi les comptes que j'ai accompagnés, la plupart n'ont réellement adopté que la messagerie en ligne.

Pourtant les utilisateurs semblent plutôt demandeurs de nouvelles solutions ?

Exactement, ils introduisent eux-mêmes dans l'entreprise des outils comme Dropbox pour partager des fichiers volumineux. On voit également apparaître la messagerie mobile Whatsapp qui sert à communiquer entre les membres de groupes projet. Ceci dit, quand on interroge ces mêmes utilisateurs, on se rend compte qu'ils sont demandeurs de solutions d'entreprise pour éviter de mélanger données professionnelles et personnelles. En parallèle, il ne faut pas négliger la formation et l'accompagnement qui restent nécessaires. Car tous les employés d'une entreprise ne sont pas à l'aise avec les nouveaux outils.

Comment vous y prenez-vous en pratique ?

Ma mission consiste à étudier la façon dont les employés travaillent et à révéler les processus informels en partant de cas d'usage réels. L'enjeu ne consiste pas tant à promouvoir de nouvelles façons de travailler que de lever les freins à la collaboration. Par exemple, quand les documents sont stockés sur des serveurs de fichiers partagés, l'accès n'est jamais simple et il n'est pas possible de travailler à plusieurs sur un même document en simultané.

Mais la co-édition est généralement peu utilisée...

Certes, mais si cette opportunité n'est pas disponible au moment où vous en avez besoin, la dynamique de collaboration est cassée. Mon rôle est d'être un catalyseur : j'accompagne les collaborateurs dans la découverte de nouveaux usages sans attendre qu'ils les découvrent par eux-mêmes. Quand vous rédigez une proposition commerciale par exemple, chacun peut travailler sur une partie et voir en temps réel les modifications apportées par ses collègues.

Miguel Membrado, dirigeant du cabinet Kimind
Miguel Membrado, dirigeant du cabinet Kimind © -

Le titre de l'encadré ici

|||Miguel Membrado, dirigeant du cabinet Kimind, a été l'un des premiers en France, à accompagner des entreprises dans le déploiement de la suite en ligne de Google. L'année dernière, il a créé une nouvelle structure, Cloudlivia, dédiée à Office 365, la suite en ligne de Microsoft.

Eric Robert