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Comment ne plus perdre son temps en réunion?

Pour éviter que les employés ne sombrent dans l'ennui, rien de tel qu'une réunion en plein air ou debout.

Pour éviter que les employés ne sombrent dans l'ennui, rien de tel qu'une réunion en plein air ou debout. - Flickr-IGOPP-PME

Trop longues, mal organisées, pas assez stimulantes, les réunions sont un calvaire dans certains grands groupes. En la matière, les start-up cassent les codes avec des approches beaucoup plus innovantes.

Quel cadre n'a jamais rêvé de s’inventer un rendez-vous de dernière minute pour échapper à la réunion de 2 heures qui s'annonce sur son calendrier Outlook? En moyenne, un employé passe 31 heures par mois en réunion selon la plateforme Spacebase. Pour 3 cadres sur 4, il s'agit même d'une perte de temps. Ce mal, communément appelé "réunionite aigue", est très répandu dans les grands groupes. Les start-up, elles, font preuve d'imagination pour rendre ce temps d'échange plus productif.

Pour elles, pas question de perdre de temps : entre 1 et 10 h maximum de réunions par mois, on va à l'essentiel pour prendre des décisions rapides. Quel est leur secret? Voici 6 conseils pour rendre ses réunions plus productives et créatives.

1-Bien se préparer en amont 

Pour ne plus perdre de temps à énumérer l’ordre du jour, les managers ont intérêt à envoyer à l'avance les points qui seront évoqués en réunion. De cette façon, chaque collaborateur a en tête des objectifs précis en tête, plus d'excuse donc pour perdre le fil rouge. A la fin, envoyer un compte-rendu par mail qui récapitule les décisions prises peut se révéler efficace pour montrer que la réunion a été constructive. 

2- Changer de décor 

Si les réunions hebdomadaires sont souvent synonymes d'ennui, ce n'est pas seulement à cause de leur contenu mais aussi du cadre. Elles se déroulent souvent dans la même salle de conférence sans âme. La solution pour re-stimuler les troupes, c'est de sortir des locaux de l'entreprise, de quitter l'environnement de travail habituel. Aux Etats-Unis, l'application Dingo invite ses salariés à échanger dans les parcs et les cafés. Selon Spacebase, plus de la moitié des start-up déclarent qu’un environnement nouveau joue un rôle crucial dans la créativité et la productivité des réunions.

3-Faire des réunions courtes

Difficile de blâmer des employés qui commencent à pianoter sur leur smartphone et à s’agiter sur leur chaise après 1 heure 20 de réunion. C'est normal, la durée d’attention moyenne pour un adulte n'excède pas 18 minutes. Pour capter l'auditoire, la première règle est d’être ponctuel et de fixer une heure de début et de fin. Chaque sujet doit faire l'objet d'un temps imparti pour éviter les discussions inutiles. Si la réunion risque malgré tout de s'éterniser, faites des pauses fréquentes pour permettre aux salariés de s'aérer pour être de nouveau concentré. 

4-Quitter sa chaise 

Sortir du bureau, c'est un bon début pour rompre la monotonie, mais les start-up américaines poussent l'expérience encore plus loin en organisant des réunions en marchant. Le but? Créer un déclic créatif. Chez Travel Massive par exemple, les employés partent marcher 1 heure tous ensemble dans un parc et se divisent en petits groupes pour discuter. Cette technique aide l’entreprise à s’ouvrir sur de nouvelles idées et permet aux cadres d'être plus productifs à leur retour de balade, plus que s'ils étaient restés assis sur une chaise. 

5- Pas plus de 10 intervenants

L'efficacité d'une réunion tient au choix, à l'implication et au nombre de participants. Il n'y a rien de pire que de se retrouver coincé dans une réunion qui ne nous concerne pas. Pour éviter ce sentiment, les start-up organisent des petits groupes de travail réguliers pour aborder des tâches précises. A cela s'ajoute un briefing hebdomadaire plus long avec toute l'équipe. Une méthode qui permet de s'investir davantage dans le développement de l'entreprise.

6- Bannir la hiérarchie

A la différence des grandes entreprises à l'organisation parfois très établie, les start-up ont cette capacité à gommer la hiérarchie. Autrement dit, dans une réunion, toutes les idées sont bonnes à entendre, chacun peut exprimer librement ses idées et prendre part aux décisions importantes de l'entreprise. Ainsi, la proposition d'un stagiaire a autant de chance d'être retenue que celle d'un cadre, à partir du moment où elle est créative. Grâce à cette règle d'ouverture, les idées, même si elles ne sont pas retenues, peuvent contribuer à faire évoluer la start-up et à faire naître des innovations. 

Ch.L.