BFM Business

Pour être productif, une seule to do list ne suffit pas  

Rien de tel que d'établir des listes pour avoir une vision claire de sa journée.

Rien de tel que d'établir des listes pour avoir une vision claire de sa journée. - 422737- cc

"Mettre sur un post-it ou un carnet toutes les choses auxquelles on doit penser dans la journée, c'est une méthode qui a fait ses preuves. Pourtant, il est possible d'améliorer encore le système en tenant au moins 4 listes aux buts bien définis. "

À force d'avoir mille choses à faire dans la journée, il peut arriver d'en oublier certaines ou d'avoir du mal à établir la priorité des tâches à accomplir. Rien de tel que d'établir des listes, prônent les experts de l'organisation, pour avoir une vision claire de sa journée ou de sa semaine, et ainsi gagner en efficacité. Cette méthode a aussi l'avantage de lutter contre la procrastination, un sombre mal qui ronge bien des salariés.

Mais en réalité, les adeptes des to do list feraient fausse route. Ou tout du moins, ils pourraient encore améliorer cette technique en établissant plusieurs listes, selon Paula Rizzo, auteure de plusieurs ouvrages sur le sujet et fondatrice du site Listproduceur. La méthode qu'elle défend consiste à établir plusieurs listes afin de mieux anticiper et encadrer les impératifs professionnels. Au minimum, la spécialiste envisage d'en tenir 4 en fonction de leur urgence.

- Une liste des priorités à établir la veille

Une to do list ne s'établit pas au dernier moment, c’est-à-dire le matin quand on arrive stressé par la montagne de choses à accomplir dans la journée. Paula Rizzo recommande de s'y mettre la veille afin de mieux anticiper la charge de travail. "Cela permet de ne pas gaspiller les premières heures productives du matin à décider quoi faire", explique Paula Rizzo sur le site mbg. Surtout, il faut la segmenter, en divisant les choses qui doivent être faites avant midi, et celles qui doivent être accomplies d'ici la fin de la journée. En plus d'avoir une meilleure visibilité, cela permet aussi de s'atteler aux tâches qui demandent le plus de réflexion ou de concentration lorsque vous êtes au maximum de vos capacités.

- Une liste des choses en cours

Dans un monde idéal, le planning défini la veille serait définitif et vous pourriez le suivre scrupuleusement. Sauf que des tâches supplémentaires viennent s'ajouter au fil de la journée et chamboulent l'ordre de priorité défini. Et vous êtes alors tenté de vous jeter dessus, sans mesurer son urgence par rapport à vos autres obligations, ce qui au final est contre-productif. Pour éviter de perdre du temps, il faut noter les missions qui arrivent au fur et à mesure sur une autre liste de tâches à trier. Dès que vous avez un moment, il faut alors se pencher dessus pour examiner leur ordre de priorité et voir si c'est à ajouter à la to do list de demain ou autre.

- Tenir une liste de suivi au long cours

Répondre au mail de la direction du marketing, proposer une réunion de service lundi prochain, c'est typiquement le genre de tâche qui ne prend pas longtemps et qui est évacué rapidement de la liste des choses à faire. En revanche, vérifier l'avancée d'une étude de marché ou surveiller la rédaction d'un appel d'offre, c'est plutôt un travail de long terme qu'il va falloir surveiller étape par étape. Paula Rizzo conseille de se détourner de la banale liste sur papier au profit de l'agenda de votre smartphone, qui pourra vous rappeler dans 3 semaines que vous devez relancer tel collaborateur ou prospect pour aborder tel point. Autre conseil: si on a une idée (géniale, cela va de soi) c'est aussi là qu'il faut la noter afin d'y revenir un peu plus tard.

- Une liste dédiée aux réunions

C'est la crainte majeure des cadres qui enchaînent les réunions: perdre leur temps car ces échanges peuvent vite partir dans tous les sens s'ils ne sont pas soigneusement préparés. Le mot d'ordre: préparer un ordre du jour, qu'il vaut mieux adresser à tous les participants. Ayez sur votre liste les sujets à aborder et les objectifs recherchés, ce qui vous permettra de recadrer la discussion si jamais les échanges venaient à dévier.

C.C.