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Quel est le meilleur moment pour organiser une réunion?

Mieux vaut ne pas faire durer une réunion plus d'une heure, au delà l'attention des participants décline.

Mieux vaut ne pas faire durer une réunion plus d'une heure, au delà l'attention des participants décline. - Startupstpockphoto- CC

Ces moments, censés être des instants privilégiés pour faire le point sur les avancées du service ou décider d'axes stratégiques, tournent trop souvent à la sieste collective. Nos conseils pour que ces réunions soient enfin productives.

Sur l'agenda d'un cadre figurent en moyenne 3 réunions par semaine. Or est-ce vraiment du temps utilisé à bon escient ? Chacun en a fait l'expérience, ces meetings censés être des moments décisifs pour la stratégie d'une entreprise, tournent bien souvent court. Personne ne se sent vraiment concerné et rapidement la vigilance des uns et des autres s'étiole. Et au final, personne ne retient ce qu'il s'y est dit.

Pour que ces réunions atteignent leur objectif, il y a des règles à respecter. Comme établir un ordre du jour, convier uniquement les personnes concernées par le sujet, et aussi dresser un compte-rendu qui sera envoyé à chacun. Mais cela ne suffit pas: il faut aussi penser à choisir le moment optimum pour que chaque participant soit au top de la concentration. Et il n'y a pas de secret, le matin est le moment idéal.

"Plus c'est tôt, mieux c'est. En tenant compte naturellement des contraintes personnelles et de la culture d'entreprise. Mais le créneau idéal semble être 8h30/9h30", tranche Caroline Carlicchi, coach spécialisée dans les problématiques professionnelles et auteur du blog coaching-go. Les entreprises semblent avoir intégré cette donnée, puisque selon Arnaud Katz, fondateur de Bird Office, une start up qui gère 1.500 salles de locations, ces créneaux représentent 43% des réservations.

Arriver le cerveau frais

Pourquoi être aussi matinal ? Cela permet à chaque participant d'arriver frais et dispos, sans avoir déjà mille choses en tête. Ce qui est loin d'être facile en ces temps où les nouvelles technologies imposent à chaque collaborateur de gérer de plus en plus d'informations en simultané. "Notre logique cérébrale a changé, elle est désormais organisée en phases de concentration très courtes, et les entreprises doivent en tenir compte pour optimiser l'efficacité des collaborateurs" souligne Caroline Carlicchi.

Mais à titre individuel, ils doivent aussi s'astreindre à respecter quelques règles, comme celle de couper leur smartphone pour rester concentré sur le déroulé de la réunion. "Le multitasking est une illusion", assène la coach. Au point que, si vous attendez un mail urgent, mieux vaut se faire excuser que de rester dans la salle de réunion l'esprit ailleurs.

Ne pas dépasser une heure

Autre avantage d'organiser une réunion le matin : cela laisse le temps au cerveau de digérer les informations présentées. En revanche, il ne faut pas se dire qu'en ayant commencé tôt la réunion, elle pourra sans problème s'éterniser. La durée idéale est une heure … et encore, pas de manière continue. Il faut varier les thèmes, en changeant environ toutes les 15 minutes. D'où l'intérêt d'établir un ordre du jour précis.

Et c'est sans doute sur cet aspect que les entreprises ont le plus gros boulot à faire. "La moitié des réservations concernent une demi-journée" explique Arnaud Katz, tout en reconnaissant que souvent les entreprises prévoient large, par crainte de ne pas avoir le temps de faire le tour de leurs thèmes.

Et s'il n'y a pas d'autres moyens que d'organiser une réunion l'après-midi ? Le créneau d'après déjeuner est assurément fatal à la vigilance collective. Il faut donc oublier le format classique avec un seule personne parlant devant un auditoire, et privilégier l'interaction ou des ateliers d'application.

Coralie Cathelinais