Le processus collaboratif, un outil en plein essor pour résoudre les litiges en entreprise

[AVIS D'EXPERT] Face aux limites du règlement contentieux des litiges, le processus collaboratif peut représenter une alternative à considérer.

Comment résoudre les litiges en entreprise? Le processus collaboratif est un mode de résolution amiable des conflits, une alternative aux contentieux qui facilite l’adoption de solutions pragmatiques et innovantes librement définies et consenties par les parties.

Le changement de prisme est ici total. Les parties travaillent ensemble, et non l’une contre l’autre, avec l'aide d’avocats formés à ce processus, pour parvenir à une solution répondant pleinement aux besoins de chacune des parties.

Qu’est ce que le processus collaboratif?

Les entreprises qui se montraient réticentes lors de la mise en œuvre de ce processus l’ont définitivement adopté après l’avoir expérimenté. En effet, plutôt que de monopoliser des collaborateurs à remuer un passé conflictuel et douloureux (collecte de preuves, sollicitation de témoignages contre d’anciens collaborateurs, entretenir l’antagonisme de positions, ...), les parties contribuent à une résolution rapide des différends en adoptant une approche constructive vers un objectif commun.

Le processus collaboratif est donc la réponse ingénieuse des entreprises pour faire face aux limites du règlement contentieux des litiges.

Il peut être mis en œuvre pour tout conflit en entreprise: avec des salariés, le comité social et économique, les délégués syndicaux, des fournisseurs ou partenaires commerciaux, ou bien encore entre associés.

C’est cependant en matière prud’homale que ce processus trouve déjà sa place dans certaines entreprises. En effet, en raison des délais de règlement des litiges prud’homaux, de l’aléa judiciaire qui joue souvent en défaveur des entreprises et du coût associé aux procédures contentieuses, les dirigeants d’entreprise font de plus en plus le choix du processus collaboratif pour résoudre leurs différends avec les salariés ou négocier avec leurs partenaires sociaux en dissipant les antagonismes au profit du bien commun. Cette démarche s’inscrit d’ailleurs dans leur démarche de responsabilité sociale.

Quels sont les principes directeurs du processus collaboratif?

Les parties désireuses de recourir au processus collaboratif s'engagent contractuellement, avec leur avocat spécifiquement formé, à respecter les principes fondamentaux sur lesquels repose ledit processus afin de garantir son efficacité et sa sécurité.

Un travail en équipe: L’avocat est le chef d’orchestre de la procédure collaborative: il s’assure du respect des différentes étapes et permet aux parties de comprendre les enjeux juridiques et financiers de leur différend. Des tiers experts sont sollicités si les parties s’accordent sur la pertinence de leur intervention.

Une confidentialité renforcée: L’engagement de confidentialité renforcée qui porte sur tout échange de documents ou d'informations intervenu au cours du processus garantit la sincérité et la liberté d’expression des parties.

Transparence et loyauté: Pour négocier de manière éclairée et de bonne foi, le partage de toutes les informations inhérentes à la compréhension de la situation, des préoccupations et des besoins des parties est nécessaire à l’élaboration de la solution pertinente pour les deux parties.

L'absence de menace contentieuse: En préservant les parties de toute pression ou menace de contentieux judiciaire, la sérénité des discussions est préservée.

Le retrait des avocats en cas d'échec ou non-respect des engagements contractuels: c’est la conséquence des précédents principes. L’avocat intervient exclusivement pour trouver une solution négociée, il ne peut pas représenter son client devant une juridiction à propos de ce litige afin d’écarter toute tentation d’utiliser les éléments dont il a eu connaissance dans le cadre du processus collaboratif dans le cadre d’un contentieux. C’est un point fort du processus collaboratif qui assure aux entreprises l’entier engagement de leur conseil à leurs côtés.

Comment se déroule en pratique un processus collaboratif?

Le processus collaboratif se déroule selon 5 étapes successives :

• L’état des lieux entre chaque partie et son conseil.
• L’expression des intérêts, besoins, préoccupations, valeurs, moteurs silencieux des parties lors d’une réunion collective. Inspirée de la négociation raisonnée, cette approche vise à répondre aux intérêts de chacune des parties.
• L’objectivation de la situation au travers du partage des informations pertinentes et de l’analyse factuelle et juridique de la situation par les avocats.
• La recherche des options en présence de l’ensemble des parties, sans se fixer de barrières ou limites autres que celles imposées par la loi.
• La proposition de trois offres par chaque partie avec l’aide de son conseil. Les offres se révèlent souvent identiques ou concordantes ce qui permet à l'équipe d'élaborer une solution globale satisfaisante pour chacune des parties lors d’une réunion commune.

Pourquoi choisir le processus collaboratif en entreprise?

La mise en œuvre du processus collaboratif permet aux entreprises de:

• maîtriser le coût de leurs contentieux ;
• réduire les délais contentieux ;
• améliorer voire renforcer leurs relations avec leurs partenaires sociaux ou commerciaux, ou même entre associés ;
• trouver des solutions innovantes qui répondent parfaitement à leurs besoins ;
• assurer la confidentialité des litiges ;
• maîtriser leurs coûts d’avocats.

Le processus collaboratif est pour les entreprises une véritable révolution qui met l’accent sur la recherche de solutions mutuellement efficaces et durables.

Marie-Charlotte Diriart, avocate associée au cabinet Bignon Lebray