UKG People Operations : le chaînon manquant entre RH, managers et collaborateurs

Un outil digital pour réconcilier RH, collaborateurs et managers, c’est la promesse de UKG People Operations. Cette plateforme a la vertu de rendre les collaborateurs autonomes dans leurs démarches administratives RH et la gestion de leur planning. Ce faisant, elle augmente l’engagement, tout en facilitant le travail des professionnels RH, en libérant les managers et en améliorant la productivité. La clef de la sérénité en entreprise ? Réponse avec les chefs d’orchestre de la plateforme.

Maîtrise des coûts vs amélioration de l’expérience des salariés

Et s’il suffisait de quelques clics pour faire une demande de formation ? Pour poser une question liée à un congé maternité ? Pour signer son contrat de travail ? Pour demander un échange d’horaires ? C’est ce que propose l’outil UKG People Operations. Cette plateforme centralise l’ensemble des transactions administratives RH et des fonctionnalités de gestion des effectifs. Elle permet aux collaborateurs de trouver des réponses à leurs demandes les plus spécifiques tout en consultant leur planning ou leur fiche de présence sur une même interface. Quand les RH peuvent effectuer leurs missions, de l’onboarding à l’offboarding, et les managers ont la capacité de suivre facilement le suivi des temps et des effectifs “Les processus sont automatisés pour que collaborateurs, RH et managers gagnent du temps, de la flexibilité et de l’agilité”, explique Marie Garaix, Pre-Sales Manager chez UKG.

"Si un collaborateur a besoin de s’absenter, il peut proposer un échange d’horaires depuis son Smartphone. Ses collègues qui ont les compétences requises sont notifiés et peuvent demander à couvrir ses heures. Cela a un impact positif sur leur équilibre vie pro/ vie personnelle. Et ça ne ralentit pas l’activité de l’entreprise. Les managers, eux, sont rassurés puisqu’ils ont toujours la bonne personne au bon endroit au bon moment.” Et d’ajouter : “Notre plateforme permet également aux collaborateurs de trouver par eux-mêmes les réponses à leurs questions RH via une base de connaissances. Les demandes plus complexes sont directement adressées aux gestionnaires concernés.”

Libérer les managers et encourager les vocations

UKG People Operations ne se contente pas de faciliter les processus et le dialogue en entreprise. En rendant les démarches administratives rapides et sécurisées, en faisant coïncider la bonne demande avec le bon interlocuteur, la plateforme opère un changement profond dans la culture d’entreprise : la libération des managers. “Près de trois-quarts des responsables opérationnels passent plus de trois heures par semaine à gérer des sujets liés aux ressources humaines. Or, ils ne sont pas forcément experts dans le domaine. Et cela les empêche de se concentrer sur leurs missions prioritaires : structurer, accompagner et organiser leurs équipes”, indique Rémi Malenfant, Directeur de l’Innovation RH chez UKG. “Managers et RH utilisent la même plateforme, précise-t-il. Les premiers pour assurer facilement le suivi des temps et des effectifs. Quand les seconds traitent les problématiques RH. Ils parlent ainsi le même langage et collaborent mieux.”

Outre les vertus qu’y trouvent les managers - soulagés de se voir libérés du fardeau administratif - et les collaborateurs - rassurés d’être en lien direct avec les personnes compétentes sur les délicates questions RH - UKG People Operations apporte de la sérénité aux dirigeants. Comment ? En s’assurant que les questions légales sont laissées aux experts, et en faisant grimper la productivité et la rentabilité de l’entreprise. “Les questions RH, administratives et liées au temps de travail sont souvent délicates du point de vue du cadre légal”, élabore Rémi Malenfant. “Il est essentiel de s’assurer que la gestion des heures supplémentaires, de l’enchaînement des vacations, des temps de congés, par exemple, soit optimisée afin de garantir la conformité de l’organisation.”

La sérénité au service du retour sur investissements

Sérénité peut rimer avec rentabilité. C’est d’ailleurs une des promesses de UKG People Operations : “en rendant les démarches administratives plus simples et plus rapides, en libérant les managers de ces tâches annexes à leur vocation, on remet la mission au centre de l’attention de chacun”, souligne Coralie Gueï, Value Engineering Consultant chez UKG. C’est là une des principales raisons d’être de cet outil : permettre à chacun de rester concentré sur sa mission, de garder ses objectifs dans le viseur, sans être parasité par des prérogatives administratives. Le but, in fine, étant de combiner bonheur au travail et rentabilité. “Aider les collaborateurs, les professionnels RH et les managers à retrouver du sens dans leur mission, la raison de leur mobilisation, c’est la clef du bien-être en entreprise. C’est aussi le meilleur moyen de garder une productivité compétitive et de continuer à croître.”

UKG People Operations permet ainsi aux entreprises de gagner en rentabilité à deux niveaux. D’abord, en digitalisant et automatisant les processus RH. Cela permet en effet de gagner du temps, de l’argent, et d’éviter les erreurs liées à la conformité. Mais surtout, en ayant un impact direct sur le retour sur investissements des sociétés : “nous sommes aujourd’hui capables d’avancer des chiffres en termes de retour sur investissements, pour les entreprises qui utilisent nos solutions”, explique Coralie Gueï. “Nous nous basons sur différents métriques, propres à chaque entreprise, qui nous permettent de montrer l’impact de la plateforme de manière empirique.” Des données mathématiques - par exemple, le fait qu’un manager passe aujourd’hui plus de 14% de son temps, en moyenne, à gérer des tâches administratives, ou encore qu’une nouvelle recrue met environ 90 jours avant de devenir réellement opérationnelle. Ces chiffres s’agencent dans une équation éprouvée par UKG People Operations et dont le résultat est sans équivoque : la plateforme permet de faire des économies de temps, et par extension, d’argent. Certes, mais elle permet aussi de favoriser l’engagement des collaborateurs, ce qui impacte directement la performance financière des organisations. D’après Great Place To Work, les entreprises dont la culture repose sur la confiance connaissent des niveaux accrus d’innovation, des rendements boursiers deux à trois fois supérieurs à la moyenne du marché et un turnover inférieur de près de 50 % à ceux observés chez leurs concurrents.

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