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Comment les Galeries Lafayette ont orchestré leur passage à une messagerie en cloud

Le déploiement de la solution Office 365 de Microsoft au sein des Galeries Lafayette, a concerné 6000 collaborateurs.

Le déploiement de la solution Office 365 de Microsoft au sein des Galeries Lafayette, a concerné 6000 collaborateurs. - -

Les déploiements de la messagerie et de la bureautique aux Galeries Lafayette se sont faites massivement, autour de l'offre Office 365. Ceux de Sharepoint et de Yammer s'appuient sur des cas d'usage, car les pratiques collaboratives et sociales ne sont pas aussi bien établies.

Basculer vers une plate-forme bureautique et de collaboration en ligne revient à mener plusieurs projets de natures bien différentes. Précurseur dans l'adoption de l'offre de bureautique de Microsoft, accessible en ligne, Office 365, les Galeries Lafayette ont procédé en plusieurs étapes avec des approches adaptées à chacune des briques de la solution. "Pour la messagerie, nous avons mis en place un pilote technique avec 25 utilisateurs représentatifs des profils de l'entreprise avant de passer à un déploiement auprès de 6 000 collaborateurs", explique Laurent Singer, qui occupait le poste de DSI des Galeries Lafayette jusqu'en janvier dernier.

Cette phase d'expérimentation a servi à valider la procédure de migration. Trois hypothèses avaient été envisagées : reprendre d'emblée tout le contenu des boîtes aux lettres, repartir avec une boîte vide - option rapidement écartée - ou une approche intermédiaire avec la mise à disposition conjointe des logiciels Notes et Outlook pendant plusieurs semaines. A charge pour les utilisateurs de faire le tri entre les mails qu'ils souhaitaient conserver et les autres

Reprise intégrale du contenu des boîtes aux lettres

Les tests ont montré que les utilisateurs attendaient le dernier moment avant de reprendre systématiquement l'intégralité de leur boîte aux lettres. C'est donc la première option qui s'est imposée. "Ce n'était pas l'option la plus séduisante, mais elle était facile à mettre en œuvre, poursuit le DSI. Nous n'avions aucune contrainte de stockage puisque nous disposons de 50 Go dans le Cloud contre 1 Go précédemment avec Notes. "

Seuls les 25 membres du groupe pilote, devenus référents, ont eu droit à une formation à Outlook. Pour tous les autres employés, l'e-learning et la mise en place d'un service d'assistance téléphonique se sont révélés suffisants. Idem pour la messagerie instantanée Lync. En revanche, pour les outils bureautiques, des formateurs ont accompagné les utilisateurs intensifs de Word, Excel et Powerpoint

Le réseau social d'entreprise est en phase pilote au sein de la DSI

Changement de méthode pour la plate-forme de gestion de contenus collaborative Sharepoint et le réseau social Yammer. Le groupe s'est appuyé sur des cas d'usage afin de promouvoir d'autres façons de travailler. Dans le cas de Sharepoint, c'est un projet international nécessitant de partager des documents entre le siège, des équipes distantes et des partenaires qui a servi de démonstrateur. 

Une démarche assez similaire a été menée avec Yammer. "Le réseau social est en phase pilote pour six mois au sein de la DSI afin de découvrir et capter les usages qui peuvent en être faits", déclare Laurent Singer. Un bilan sera effectué avant de mettre à disposition l'outil à d'autres services. L'outil est pressenti pour outiller un challenge de l'innovation.

Eric Robert