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10 erreurs à ne pas commettre quand on délègue

C'est aussi à sa capacité à déléguer que l'on reconnaît un bon manager.

C'est aussi à sa capacité à déléguer que l'on reconnaît un bon manager. - Parler Geralt- CC

"Confier à ses collaborateurs des missions à accomplir fait partie du quotidien des managers. Il faut pour cela identifier les bonnes personnes, mais aussi leur donner des consignes claires pour qu'elles puissent avancer en toute autonomie. Et savoir réagir en cas de faux pas. Voici comment y parvenir."

Vous ne pouvez pas tout faire vous-même. Si déjà vous êtes convaincus de cela, vous avez fait un pas décisif pour parvenir à déléguer. Mais il ne s'agit pas de confier à votre équipe les tâches les plus ingrates sans leur signifier les objectifs stratégiques visés. Cela ne conduirait qu'à la démotivation, et votre aura de manager aurait toutes les chances d'être écornée.

Bien menée, la délégation peut se révéler un marché gagnant pour les deux parties: vous y gagnerez du temps pour vous consacrer aux missions qui nécessitent votre expertise. Quant à vos collaborateurs, ils seront ravis de se voir accorder votre confiance, de développer de nouvelles compétences et de gagner un peu en autonomie. Mais pour parvenir à cet idéal, Andrew Filev – CEO et fondateur de l'outil de gestion de projet Wrike, a listé les erreurs les plus fréquentes.

-Oublier de fixer des priorités

C'est la règle de base de la délégation: dès le départ du projet, il faut définir le champ d'action, fixer les objectifs à atteindre, détailler les dates butoir et surtout hiérarchiser les priorités. Ce qui évitera de découvrir en catastrophe que certaines tâches ont été oubliées et qu'elles doivent être faites en priorité. "Des urgences peuvent se produire, mais avoir des urgences une fois tous les deux jours est un obstacle à la productivité, et a un impact négatif sur le moral de l’équipe", souligne Andrew Filev.

-Ne fournir aucun accompagnement

Rien n'est pire que de dire à un collaborateur que vous lui confiez cette mission, et de souligner que, même s'il n'a jamais rien fait de tel, vous avez toute confiance en lui. C'est en effet le meilleur moyen de mettre la personne en état de stress, ce qui forcément nuira à la qualité de ses réalisations. Il faut donc lui proposer un brief ou encore lui proposer d'être encadré par un collègue qui saura le guider, ce qui lui permettra de gagner en confiance avant d'être lancé seul sur cette mission.

-Minimiser l'importance de la mission

Dire à la personne "cette tâche est vraiment très facile, n'importe qui peut y arriver" n'est pas non plus tranquillisant. Elle risque de croire que vous voyez en elle une personne aux ressources limitées. Si jamais elle trouve que le chemin n'est pas si simple que cela, elle risque aussi de perdre confiance en elle. Il faut donc toujours mettre en avant que vous lui accordez votre confiance et que chaque personne apporte sa pierre à l'édifice.

-Ne pas donner de réponses claires aux questions

"Voyez ce que vous pouvez faire, et nous verrons si ça colle ou pas" est une réponse qui ne donne ni le résultat attendu ni la méthodologie à suivre. Alors forcément, la personne fera en fonction de son point de vue, ce qui risque de ne pas donner un résultat satisfaisant ou bien éloigné de ce à quoi vous vous attendiez. "Une meilleure approche est d’établir une liste de critères définissant les solutions possibles, et à partir de là de demander à la personne de travailler sur différentes options, de sorte que vous puissiez sélectionner la meilleure solution", conseille Andrew Filev.

-Vouloir imposer une manière de faire

Chaque personne a sa sensibilité, ses habitudes de travail et son savoir-faire. En tant que manager, vous devez vous concentrer sur le résultat final. S'il est conforme à vos directives, peu importe quelle voie vous auriez adoptée. Il faut plutôt se dire que c'est bénéfique pour la conduite du projet de savoir qu'il y a plusieurs approches possibles.

-Laisser son équipe seule dans la phase finale

Disparaître juste avant la date de remise du projet n'est pas l'idéal. Mais si vous avez un impondérable professionnel, comme un voyage d'affaires, ne dites pas à votre équipe "je veux que tout soit bouclé à mon retour". Mais dites-leur que vous restez joignable pour tout éclaircissement ou pour d'ultimes ajustements.

-Oublier de faire des points d'étape

Malgré vos consignes, le projet rendu n'est pas tel que vous l'attendiez. Pourtant il est très simple d'éviter cette déconvenue, en fixant des étapes et des points de contrôle qui permettent de remettre vos collaborateurs sur la bonne voie quand il en est encore temps.

-Ne pas définir clairement les responsabilités de chacun

Ayant pris très à cœur sa nouvelle mission, ce collaborateur a tout mené de A à Z sans vous consulter, y compris pour certaines décisions de poids. "Dès le départ doivent être déterminées clairement quelles sont les décisions que la personne en charge peut prendre de son propre chef, en vous communiquant simplement les résultats, et quelles sont celles qui nécessitent votre accord préalable", conseille Andrew Filev.

-Mettre deux personnes en concurrence sur le même projet

Vous cherchez probablement à instaurer une saine concurrence. Mais c'est rarement le résultat obtenu. Chaque personne va chercher à être la meilleure et au lieu de collaborer, va faire de la rétention d'informations, voire faire des coups bas à son collègue. Au final, c'est la qualité du projet qui risque d'en pâtir. Mieux vaut donc confier à chaque personne une partie seulement de la responsabilité du projet.

-Accepter le projet pour le finaliser soi-même

Malgré les consignes données, vous estimez que la qualité n'est pas au rendez-vous. Du coup, vous décidez de décharger la personne de ses responsabilités pour reprendre le projet en main. Or il n'y a aucune raison d'accepter un résultat de mauvaise qualité pour finalité. Dans ces conditions, déléguer n'aura servi à rien et vous aurez des craintes à confier de nouveau une mission à ce collaborateur. La voie à suivre: corriger ensemble les erreurs pour éviter que la personne les reproduise de nouveau.

C.C.