Comment stocker vos documents en ligne de façon sécurisée?

Le 17/03/2023 à 7:00

Contrats, factures, fiches de paie: des solutions de stockage en ligne permettent de conserver vos documents importants en sécurité dans le cloud. Tech&Co vous présente cinq services.

Dites au revoir aux documents perdus. Les coffre-fort numériques, ces espaces de stockage en ligne sécurisés, offrent la possibilité aux particuliers de pouvoir recevoir, archiver, consulter et partager des fichiers importants de manière sécurisée.

Vous avez ainsi la possibilité d'y centraliser vos fichiers personnels (factures, abonnements) et professionnels (bulletin de paie, contrat de travail...) dématérialisés puisque cette solution peut également être utilisée par les entreprises pour transmettre automatiquement à leurs salariés des documents liés aux ressources humaines. Tout cela en garantissant leur origine et leur fiabilité.

Beaucoup de ces servicess sont gratuits mais proposent des formules payantes si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités avancées. Pour y voir plus clair, Tech&Co vous présente cinq références qui permettent un accès gratuit et aisé à ce type de solution.

· Google Drive

Google Drive fait figure de référence dans le segment des coffres-forts numériques. Disponible sous Microsoft Windows, macOS, iO, Android et ChromeOS, ce service de stockage accessible par défaut à chaque propriétaire de compte Google propose dans son offre initiale 15 Go de stockage gratuit dans lesquels vous pouvez importer et partager facilement n'importe quel type de fichiers (texte, audio, vidéo, PDF...). Une fois transférées sur Google Drive, ces données sont disponibles sur tous les appareils synchronisés à votre compte Google.

De plus, grâce à sa compatibilité avec les autres outils Google (Google Docs, Google Sheets, Google Slides...), vous avez la possibilité de consulter, créer et éditer des documents texte, des tableurs ou encore des présentations en ligne ou hors ligne. Google Drive se veut également très sûr: le service en ligne chiffre vos fichiers pendant leur transfert et leur stockage. De plus, l'authentification en deux étapes de votre compte Google rend plus difficile une potientielle tentative d'extorsion de vos données.

Enfin, Google Drive met l'accent sur le travail collaboratif: partagez des documents avec des collègues ou des proches. Il est ainsi possible de déterminer les droits de vos collaborateurs afin d'autoriser l'édition d'un document ou uniquement sa consultation. Par ailleurs, si les 15 Go gratuits ne suffisent pas, vous avez la possibilité de souscrire aux offres payantes Google One pour obtenir d'avantage d'espace de stockage et de fonctionnalités:

100 Go pour 1,99 euro par mois (assistance des experts Google, partage avec cinq personnes, avantages pour les abonnés)
200 Go pour 2,99 euros par mois (assistance des experts Google, partage avec cinq personnes, avantages pour les abonnés)
2 To pour 9,99 euros par mois (assistance des experts Google, partage avec cinq personnes, avantages pour les abonnés, Google Workspace Premium, VPN Google One)

Comment accéder à Google Drive

Appuyez sur le carré en haut à droite de la page d'accueil Google et sélectionnez l'icône Google Drive

Saississez vos identifiants Google

Sélectionnez un dossier ou créez en un en effectuant un clic droit dans l'interface de navigation
Faites glisser des fichiers et des dossiers de votre ordinateur vers le dossier “Mon Drive” pour les importer

· Digiposte

L'outil Digiposte, accessible depuis un navigateur internet, iOS et Android, figure parmi les services de coffre-fort numérique les plus utilisés par les particuliers et les entreprises. Aux premiers, il permet la réception, l'administration et le partage de leurs fichiers numériques sensibles de façon simple et sécurisée. Et ce depuis n'importe quel appareil (PC, tablette, Android, iOS...). Fiable et simple d'utilisation, le service se connecte à de nombreux organismes (assurances, banques, mutuelles, impôts...) pour récupérer et sauvegarder les fichiers qui leurs sont associés. Ces derniers sont ensuite automatiquement classés pour être plus facilement trouvés.

Vous pouvez également scanner vos papiers pour les ajouter manuellement  à votre coffre-fort numérique et en garder une copie. Pour les entreprises, il s'agit d'une solution pratique qui facilite la gestion des ressources humaines en offrant la possibilité d'envoyer automatiquement des documents professionnels certifiés (bulletin de paie, contrat, facture...) à leurs salariés ou prestataires.

Par ailleurs, Digiposte facilite également la gestion des tâches administratives (renouvellement de carte d’identité, demande de crédit immobilier...) grâce à la fonctionnalité "Démarches" qui permet d'importer les documents demandés directement dans votre coffre-fort et de les partager à l'administration concernée. Enfin, Digiposte garantit la sécurité et la confidentialité de vos données, qui sont automatiquement chiffrées, en les conservant dans des serveurs hébergés en France et en proposant une double identification par SMS.

Digiposte propose trois offres pourvues de différentes fonctionnalités:

Offre gratuite avec 5 Go de stockage (connexions aux organismes de récupération automatique de document, scanner mobile, aide aux démarches, partage sécurisé, assistance en ligne)
100 Go pour 3,99 euros par mois (connexion illimitée aux organismes de récupération automatique de documents , scanner mobile, aide aux démarches, partage sécurisé, assistance en ligne, mode hors connexion, recherche dans le contenu)
1 To pour 9,99 euros par mois (Scanner mobile, aide aux démarches Special Pro, partage sécurisé, assistance téléphonique spécial Pro, conseils et informations special Pro, mode hors connexion, recherche dans le contenu)

Comment ouvrir un compte sur Digiposte

Rendez-vous sur le formulaire d'inscription et renseignez vos informations (adresse mail, mot de passe, numéro de téléphone, nom, prenom, civilité) pour créer votre compte

Commencez à configurer et transferer des fichiers dans votre coffre-fort numérique

· Proton Drive

Proton Drive est une solution de stockage cloud disponible depuis un navigateur internet, un smartphone (iOS et Android) ou un ordinateur (Microsoft Windows, macOS). Facile à prendre en main, ce service permet à ses utilisateurs de conserver et d'enregistrer automatiquement de tous types de fichiers cela même sans être connecté à Internet grâce à un accès hors-ligne.

Les documents, synchronisés automatiquement, sont accessibles à tout moment depuis n'importe quel appareil (smartphone, ordinateur, tablette) et vous pouvez également les partager avec vos proches, même s'ils ne possèdent pas de compte Proton, en leur envoyant un lien sécurisé dont vous pouvez définir la date d'expiration ou un mot de passe pour y accéder.

S'agissant de la protection de vos données, Proton Drive assure leur sécurité par un chiffrement de bout en bout ce qui garantit qu’aucun tiers, pas même Proton, n'est en mesure d’y accéder. Proton Drive propose trois offres d'abonnement:

Offre gratuite avec 1 Go d’espace de stockage
200 Go d'espace pour 3,99 euros par mois soit 47,88 euros par an
500 Go d'esapce pour 9,99 euros par mois soit 119,88 euros par an. Cette offre inclue Proton Mail, Proton Calendar et Proton VPN

Comment s'abonner à Proton Drive

Rendez-vous sur le site Proton Drive et cliquez sur "Créer un compte gratuit" en haut à gauche de la page

Remplissez les champs pour créer votre compte Proton Drive

Choississez une offre parmi les trois proposées

Commencez à transferez des fichiers dans votre coffre-fort numérique

· Dropbox

Dropbox, disponible sur Windows, Mac, iOS et Android, permet d'enregistrer et de stocker facilement des documents, des fichiers ou des images dans le cloud et de les partager avec d'autres personnes. Dès qu'un document est intégré à Dropbox, il est automatiquement sauvegardé et synchronisé sur tous vos appareils dans l'application. De plus, tout comme Google Drive, ces documents sont accessibles et modifiables hors ligne depuis n'importe quel endroit.

Le logiciel permet également le travail collaboratif en facilitant le partage des fichiers avec des proches via l'envoi de liens autorisés par e-mail destinés à les télécharger. Pour assurer la sécurité des données, ces dernières sont chiffrées et conservées dans des datacenters situés aux États-Unis. Vous pouvez également mettre en place une validation en deux étapes, par SMS, ou à travers une application d'authentification

Dropbox propose plusieurs types d'abonnement. L'offre gratuite offre 2 Go d’espace de stockage. Des offres payantes sont également proposées pour profiter de capacités de stockage plus élévées, jusqu'à 3 To. Leurs prix varient entre 10 euros et 20 euros par mois.

Comment s'abonner à Dropbox

Rendez-vous sur le site de Dropbox ou installez l'application sur votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. Cliquez sur "S'inscrire sur Dropbox"

Renseignez vos informations personnelles

Choissisez un forfait en version d'essai ou optez pour la version gratuite

Validez votre adresse e-mail en vous rendant dans votre boite aux lettres électronique, ensuite, rendez-vous sur Dropbox pour commencer à utiliser le service

· MyPeopleDoc

MyPeopleDoc est un service de stockage accessible depuis un navigateur Internet et sur smartphones (iOS, Android) qui centralise en son sein les documents relatifs aux Ressources Humaines. Il est toutefois possible d'y conserver tous les types de fichiers. Il est uniquement réservé aux entreprises qui proposent cette solution à leurs salariés qui peuvent en faire usage même s'ils changent d'entreprise.

Les collaborateurs reçoivent automatiquement leurs fichiers professionnels (bulletins de paie, contrats de travail...) dans MyPeopleDoc. Le service, qui garantit le transfert et le stockage des documents en toute sécurité, permet de les archiver et de les classer afin de gagner du temps. La solution, qui propose un espace de stockage de 10 Go, est disponible sur tous types d’appareils (ordinateur, tablette ou smartphone).

Comment souscrire à MyPeopleDoc

Le service étant réservé aux entreprises, seules ces dernières sont en mesure de prendre contact avec la plateforme. L'offre est gratuite pour les salariés dont la structure propose les services de MyPeopleDoc.

Louis Mbembe