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Pourquoi combiner l’e-mail aux autres outils collaboratifs

Atos a déployé le réseau social d’entreprise Bluekiwi en 2011. Quatre ans plus tard, le nombre de contributions a été multiplié par 20.

Atos a déployé le réseau social d’entreprise Bluekiwi en 2011. Quatre ans plus tard, le nombre de contributions a été multiplié par 20. - Bluekiwi

"A l’heure du travail collaboratif, l’e-mail ne peut plus être le seul moyen de communication électronique écrit efficace. Réseau social d’entreprise, messagerie instantanée, partage de documents, des outils alternatifs améliorent la collaboration et la productivité des salariés."

Compte tenu de la multitude d’outils collaboratifs disponibles, les entreprises peuvent-elles envisager de supprimer l’e-mail? Aujourd'hui la réponse est non. "L’e-mail a été conçu dès les débuts d’Internet. C’est un standard, rappelle Arnaud Rayrole, directeur général de Lecko un cabinet de conseil spécialisé dans le numérique. En revanche, l’e-mail est utilisé à mauvais escient. On s’en sert à la fois pour envoyer des documents, coordonner des activités, ou encore discuter à plusieurs sur un sujet".

Il ne s’agit donc pas supprimer l’e-mail, mais de déplacer certains échanges vers des outils alternatifs. C’est la transformation opérée par Atos qui a décidé, dès 2011, de réduire le volume d’e- mails échangés en interne.

Baptisé "Zéro mail", ce programme a pour objectifs de libérer du temps utile pour les salariés et d’aller vers un mode de management plus collaboratif. "Quatre ans après la mise en place de ce dispositif, nous avons réduit de 70% le volume d’e-mails internes. Chaque collaborateur reçoit en moyenne 30 messages par semaine, contre une centaine auparavant", se félicite François-Régis d’Anselme, directeur du travail collaboratif et du partage des connaissances chez Atos.

L’e-mail n’est désormais utilisé que pour les communications très formelles ou à caractère juridique, la préparation des réunions depuis le calendrier Outlook et pour les échanges avec l’extérieur (clients, partenaires…).

25% de temps en moins dans les e-mails

Deux principaux outils alternatifs à la messagerie électronique sont utilisés. Le premier est Bluekiwi, un réseau social d’entreprise où les collaborateurs créent et rejoignent des communautés de projets, d’expertises, d’intérêts, de services ou de passions. Atos recense actuellement 8 500 communautés dans Bluekiwi. "Plus de 70% des collaborateurs se connectent au RSE et y déposent aujourd'hui plus de 300 000 contributions par mois", détaille François-Régis d’Anselme. En complément du RSE, les salariés d’Atos utilisent le logiciel Skype Entreprise de Microsoft. Là ils discutent en temps réel sur la messagerie instantanée, partagent leurs écrans, s’envoient des fichiers et passent des appels téléphoniques.

Grâce à ces outils, Atos a atteint ses objectifs. Entre 2011 et fin 2015, les employés ont réduit de 25% le temps passé dans leurs e-mails. De plus la collaboration a été améliorée puisque Atos a mesuré une progression de 30% de l’accès à la connaissance. Par exemple, une question posée à la communauté d’experts SAP, postée sur le réseau social d’entreprise, obtient une réponse en 48 minutes contre deux jours auparavant, par e-mail.

La lente mutation du management

Les entreprises qui souhaitent généraliser ce type d’outils dans leur organisation, à conditions qu’elles aient identifié les bonnes raisons pour le faire, doivent s’armer de patience. « Le défi réside dans, le changement de comportement des collaborateurs. Et les changements de comportements collectifs sont lents », estime Arnaud Rayrole. Une récente étude approfondie réalisée par Lecko, montre une progression de 15% de l’utilisation des RSE par les entreprises de plus de 5 000 salariés sondées. Toutefois, dans le même temps, si 58% d’entre-elles ont mis en place un RSE, seuls 25% des managers en sont des utilisateurs quotidiens.

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Eddye Dibar