Gouvernance d’entreprise : les enjeux de la digitalisation

[CONTENU PARTENAIRE] La plateforme de gouvernance BoardiGO facilite l’organisation et le déroulement de réunions. Elle se fait à la fois outil de productivité et litigation insurance (en cas de litiges). Dans cet article, Julien Jenoudet, CEO de BoardiGO, nous explique en quoi consiste cette application, à qui elle s’adresse et quels sont ses enjeux.

Qu’est-ce que la gouvernance d’entreprise ?

La gouvernance d’entreprise renvoie à plusieurs entités décisionnelles. Elle regroupe les conseils d’administration (aussi appelés boards), les assemblées générales, les conseils de surveillance, les comités, les sous-comités… C’est elle qui trace les grandes lignes à suivre par le management. Elle représente également le "G" de l’abréviation ESG pour désigner la responsabilité sociétale des entreprises.

En somme, la gouvernance est un levier de performance. Or, elle est aujourd’hui soumise à deux pressions contradictoires :

· Une pression réglementaire : la gouvernance se heurte à des lois et règlements toujours plus précis, auxquels elle doit se conformer ;

· Une pression de productivité : les tâches sont nombreuses, et les équipes chargées de la gouvernance d’entreprise ne sont pas extensibles…

Nous avons donc développé une solution pour adresser ces deux questions. BoardiGO est un outil tout-en-un. Il est le seul du marché à gérer le process de gouvernance de A à Z.

Comment fonctionne BoardiGO ?

C’est un logiciel SaaS, accessible en version web et mobile. Beaucoup d’entreprises gèrent encore leur gouvernance manuellement, même après que l’accélération de la transformation numérique a été acceptée et saluée pendant la période de pandémie, où la digitalisation s’est révélée être un gage d’efficacité et de performance.

L’application BoardiGO s’adresse dans un premier temps aux corporate secretaries. Ils sont mandatés par le conseil de surveillance ou le conseil d’administration pour s’occuper de la gouvernance au jour le jour. Ils convoquent les réunions, écrivent les PV, font suivre les documents… Cette cheville ouvrière de la gouvernance peut être externe (traitée par un cabinet d’avocat, une fiduciaire, un cabinet d’expertise comptable, etc.) ou interne à une entreprise. Auquel cas, la responsabilité revient au secrétaire général.

BoardiGO s’adresse également aux membres du board (conseil d’administration). Il leur permet d’accéder aux meetings en ligne, de consulter facilement des documents, et même de les signer ou de voter en direct. Grâce à notre travail sur notre consistency, les données s’actualisent en effet en temps réel et pour chacun des acteurs. C’est là un avantage concurrentiel de notre produit.

Pouvez-vous nous donner d’autres exemples de fonctionnalités ?

BoardiGO propose deux types de fonctionnalités pour optimiser sa gouvernance d’entreprise. Le premier permet d’améliorer sa performance. Nous pouvons l’illustrer avec trois exemples :

· Notre Scheduling availability poll, un module pour gagner du temps avant les réunions. Il est indispensable à leur organisation, car il évite les échanges de mails interminables. Depuis BoardiGO, le corporate secretary n’a qu’à envoyer plusieurs possibilités de créneaux horaires, pour lesquelles les participants devront cocher des cases dans l’application en indiquant leurs disponibilités. Une fois les réponses reçues, le corporate secretary choisit une date, une heure, et leur envoie la convocation. La réunion étant créée avec BoardiGO, elle apparaît ensuite dans les calendriers Google, Outlook, etc. ;

· L’outil document request permet une fois encore de gagner du temps. Il peut être utilisé lorsque des documents sont à signer. Le corporate secretary doit d’abord créer un document request dans son agenda. Automatiquement, un mail de BoardiGO demande ledit document signé aux personnes concernées qui doivent alors cliquer sur le lien fourni et y déposer le document attendu. Si ce n’est pas fait pas en temps et en heure, BoardiGO envoie un rappel.

· Enfin, avant les réunions, notre outil automated board-pack est lui aussi très important. Le board-pack est un document PDF unique qui contient tous les documents partagés sur la plateforme en amont du conseil de surveillance ou du conseil d’administration. Sur BoardiGO, dès que ces documents sont entrés dans le système, un simple clic crée automatiquement un board-pack. Les documents sont même classés selon lֹ’ordre du jour de la réunion ;

Nous avons beaucoup d’autres fonctionnalités que l’on peut tester lors de notre période de test gratuite.

Qu’en est-il du second type de fonctionnalités ?

Il concerne la compliance. Ces fonctionnalités ont été conçues pour être conformes aux Audit trail possibles. Elles sont bénéfiques, voire nécessaires, pour tous types d’entités, y compris les entités régulées, comme les fonds d’investissement ou les banques. D’ordinaire, le régulateur souhaite en effet connaître ce qui a été produit en termes de gouvernance. Notre Audit trail offre des dashboards spécifiques pour retracer le passé et l’avenir d’une gouvernance d’entreprise.

Il est même possible d’exporter cette gouvernance sur Excel. Le document retranscrit la date de l’événement de gouvernance (l’event), son type, son titre, qui en est à l’origine, les administrateurs présents ou encore les décisions prises. En cas de doute, il suffit de cliquer sur un lien pour retrouver l’événement en question !

Nos clients savent que les réglementations américaines et européennes exigent de plus en plus de transparence dans le but d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, mais aussi pour prévenir la fraude. Ils sont également prêts à investir sur cette dimension, car le non-respect de ces exigences peut entraîner des sanctions financières, pénales et de réputation qui peuvent être beaucoup plus coûteuses que les investissements pour y répondre.

Pour conclure, quels sont d’après vous les défis qui vous attendent ?

Notre forte croissance s’explique par une réalité du marché : le taux d’équipement est très faible. Nous sommes très souvent confrontés à des clients qui ne possèdent pas d’outils digitaux. Il y a donc tout un travail d’évangélisation à faire autour de la digitalisation. Le premier défi est de les convaincre de passer ce cap, et puis de choisir BoardiGO.

À cela s’ajoute le challenge de la sécurité. Elle concerne d’abord la sécurité des documents. À ce titre, BoardiGO est partenaire de Microsoft Azure et est audité par un tiers pour anticiper toute attaque interne ou externe. Quant à la sécurité de l’identité de nos utilisateurs, elle est préservée par un Cloud privé qui héberge notre propre hardware haute sécurité.

Ce contenu a été réalisé avec SCRIBEO. La rédaction de BFMBUSINESS n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.

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