La crise sanitaire incite les entreprises à généraliser le flex office

Le 09/03/2021 à 10:54

Un open space (Photo d'illustration) - Flickr - CC Commons - Jean-Etienne Minh

Selon une étude, plus d'une entreprise sur deux envisage de mettre en place cette approche qui désigne l'absence de poste de travail attitré à chaque salarié. Mais sa mise en pratique est complexe.

Avec la généralisation dans le temps du télétravail, les entreprises s'interrogent sur l'organisation des bureaux. Pourquoi maintenir le concept d'un poste de travail par salarié alors que ces derniers sont moins présents dans les murs de l'entreprise?

D'où la tentation du flex office qui désigne l'absence de poste de travail attitré à chaque salarié. Dans la pratique, chaque collaborateur s'installe sur un poste libre en fonction des plannings de service en présentiel. De quoi dans l'absolu mettre à dosposition moins de postes que le nombre effectif de salariés.

Révolution déroutante

Jusqu'à présent, cette approche était assez marginale dans les entreprises. Selon une étude* de Deskeo, avant la crise, elle ne concernait que 16% des organisations. Désormais, 55% d'entre elles envisagent d'y passer prochainement. Pour 29%, ce n'est pas d'actualité.

Pour autant, le flex office est une petite révolution culturelle déroutante et les salariés n'y adhèrent pas forcément. Ainsi, si 34% des entreprises qui ont passé le cap estiment que le bilan est positif avec des équipes qui se sont habituées à cette formule, 39% tirent un bilan mitigé et 27% estiment même que le bilan est négatif. Accompagnement et implication des collaborateurs sont donc essentiels.

Lors de cette évolution, plus les intérêts des salariés sont considérés: attractivité des bureaux et une meilleure localisation, plus l'acceptation est forte. "On remarque de manière très nette que ces deux facteurs influencent grandement le fait d'avoir un bilan positif ou négatif au sein des entreprises. Dans le cas d'un bilan positif, 54% voulaient renforcer l'attractivité des bureaux pour en faire un atout en matière de marque employeur et 39% réduire la surface pour une meilleure localisation. Dans le cas d'un bilan négatif ou mitigé, les chiffres sont respectivement de 19,5% (attractivité) et 5% (meilleure localisation)", peut-on lire.

Mise en pratique complexe

La mise en pratique peut en effet s'avérer complexe. 62% des entreprises déjà en flex office évoquent un impact important de réorganisation (investissement en temps et humain), 61% mettent en avant le coût financier du projet et 53% la méconnaissance du processus de mise en place.

Pour plus de 80% des entreprises, la période d'adaptation est inférieure à 3 mois. Pour 44 % des personnes interrogées, il a fallu aux équipes entre 1 et 3 mois pour adopter ce nouveau mode d'organisation.

Mais pour les entreprises, la réduction des coûts générée par le flex office est une motivation centrale pour 77% de celles qui appliquent cette méthode et pour 79% de celles qui envisagent de le faire.

A la deuxième place, 60% des entreprises plébiscitent une meilleure expérience humaine des salariés et une meilleure gestion vie professionnelle et personnelle. Enfin la troisième motivation principale concerne à 43% l'envie d'utiliser l'espace différemment avec davantage de salles de réunion ou d'espaces de convivialité.